Herbitschek GmbH - Bau-Tradition am Puls der Zeit

11.02.2019 | Blog Praxisbericht Kasse Praxisberichte | Mag. Anita Herbitschek, Ing. Franz Mitterbaur

Getreu dem eigenen Motto „Wer baut, braucht einen Partner“ setzte die Herbitschek GmbH auch bei der Auswahl des neuen EDV-Partners mit BMD auf einen Komplettanbieter, der den breiten Anforderungskatalog der EDV-Neuausrichtung des gesamten Unternehmens abdeckt.

Die Herbitschek GmbH ist ein Familienunternehmen mit 300 Mitarbeitern, davon rund 50 Lehrlinge, mit vier Standorten in der Steiermark bzw. Niederösterreich.
Seit der Gründung im Jahr 1915 als Ein-Mann-Unternehmung ist mittlerweile ein vielseitiger Spartenanbieter in den Bereichen Hochbau, Holzbau, Dachdeckerei, Spenglerei, Bauservice, Planung, Baustoffe-Fachmarkt, Gas-Wasser-Heizung bzw. Elektroinstallationen entstanden. Nach dem Motto „Wer baut, braucht einen Partner“ bietet die Herbitschek GmbH Komplettlösungen aus einer Hand von kleinen Um- und Zubauten, über Einfamilienhäuser, bis hin zu Wohnanlagen und großen Projekten im Industrie-, Wohn- und Kommunalbau.

Seit rund 20 Jahren arbeitete die Herbitschek GmbH im EDV-Bereich mit einer integrativen Komplettlösung eines Anbieters. Von der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung über die Lohnverrechnung und Fakturierung wurde auch der gesamte Bereich der Warenwirtschaft und internen Leistungsverrechnung abgedeckt. Es handelte sich dabei um eine sehr individuell angepasste und mit dem Unternehmen gewachsene Softwarelösung eines kleinen und sehr flexiblen Anbieters.

Gesucht: Beständiger und zuverlässiger Software-Partner

Umso größer waren die Herausforderungen bei der Auswahl eines neuen Partners, als wirtschaftliche Schwierigkeiten des bisherigen Software-Anbieters im Jahr 2018 eine Neuausrichtung erforderlich machten. Hinzu kam, dass gerade das sensible Paket der Lohnverrechnung vorgezogen und sehr kurzfristig umgestellt werden musste.

Ein Bezug zur Firma BMD bestand bereits, da die Herbitschek GmbH schon bisher das Bilanzierungsmodul bzw. die Anlagenbuchhaltung der BMD 5.5 nutzte.

Gefunden: BMD

Ausschlaggebend für die Entscheidung für den Umstieg auf BMD war neben der gebotenen Komplettlösung auch die Überlegung, einen beständigen und zuverlässigen Partner für die kommenden Jahre zu haben. Weiters überzeugten die Möglichkeiten des CRM, insbesondere die digitale Eingangsrechnungskontrolle und das Dokumentenmanagementsystem, welche im Zuge des Umstieges neu im Unternehmen implementiert wurden.

Analyse und Abbildung Prozesslandschaft

Während der Projektumsetzung waren die Herausforderung an die Projektbetreuer seitens BMD bzw. an die Key User im Unternehmen vor allem die Analyse und Abbildung der komplexen Prozesslandschaft in der Warenwirtschaft bzw. des Zusammenspiels der einzelnen Module. Auch die Aufbereitung der bestehenden Daten für die Übernahme war für beide Seiten eine größere Herausforderung als zu Projektbeginn angenommen.

Mittlerweile sind alle Module (Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Lohnverrechnung, Warenwirtschaft und CRM) im Echtbetrieb und die Herbitschek GmbH blickt auf ein ressourcenintensives Jahr zurück und auf eine gute, partnerschaftliche und langjährige Zusammenarbeit mit BMD voraus.

Mag. Anita Herbitschek

Prozessorientierte Betrachtungsweise

Aus der Sicht der BMD Projektleitung bringt es Franz Mitterbaur auf den Punkt: „Die große Herausforderung für uns war es, eine über die Jahre gewachsene, sehr individuell zugeschnittene Software abzulösen“, meint BMD Projektleiter Franz Mitterbaur. Er führt weiter aus: „Bei der Planung des Projekts wurde großes Augenmerk auf die Analyse und die Konzeptionsphase gelegt. Es galt vor allem die bereichsübergreifenden Themen der vielen Fachbereiche prozessorientiert zu betrachten und die Auswirkungen der Projekt-Leistungserfassung, Lohnverrechnung, Warenwirtschaft, CRM und Kasse auf Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung zu berücksichtigen. Zudem war die Projektorientierung des Unternehmens abzubilden.“

Projekt-Leistungserfassung

Der PLE-Produktmanager, Thomas Veitz, unterzog den komplexen Bereich der Projekt-Leistungserfassung - bisher bereits ein vielfach erprobtes branchenneutrales BMD Standardprodukt - mit den Key Usern von Herbitschek einem Feintuning. Dieses Modul ist deshalb nun auch perfekt für die Bau-Branche geeignet.

Im Zuge des geplanten Testbetriebes (es wurden Integrationstests der Key User in Begleitung durch das BMD Projekt-Team durchgeführt) kamen zusätzliche Anforderungen im Detail zu Tage. Diese wurden großteils zur Zufriedenheit der Anwender umgesetzt.

Staffelung des Echtbetriebs hat positive Auswirkungen

In gemeinsamer Abstimmung wurde der Testbetrieb um einen Monat verlängert und der Echtbetrieb gestaffelt durchgeführt. So sammelten die Beteiligten bereits erste Erfahrungen in den „kleineren“ Firmen („nur“ CRM/DMS und RWS) es konnte etwas Druck vom Start des Echtbetriebs aller Module und aller Standorte genommen werden.

Zentrale Stammdaten-Verwaltung steigert Effizienz

Es wurden zwar keine zusätzlichen Prozesse umgesetzt, aber die Effizienz durch den Einsatz der modernen Software in einer Firmengruppe mit zentraler Stammdatenverwaltung in der Hauptfirma, Dokumentenmanagementsystem und Workflows wurde erheblich gesteigert. Ein weiterer Pluspunkt war die partnerschaftliche, wertschätzende und lösungsorientierte Zusammenarbeit mit Frau Mag. Anita Herbitschek und ihrem Team.

Franz Mitterbaur, BMD