Glatz GmbH: Hoher Automatisierungsgrad mit BMD

11.07.2023 | Praxisberichte | Lenka Polláková, Helene Roselstorfer

Beschleunigte Arbeitsprozesse durch die Zentralisierung von Daten und Informationen und ein höherer Automatisierungsgrad: Das sind zwei der wesentlichen Vorteile, die sich aufgrund der Neueinführung von BMD für die Glatz GmbH ergeben haben.

Digitalisierte Daten und Dokumente

Die Glatz GmbH ist ein österreichisches Familienunternehmen in vierter Generation, das auf Agrarprodukte sowie unterschiedliche, internationale Lebensmittel spezialisiert ist und rund 60 Mitarbeitende beschäftigt. Seit der Einführung der BMD Business Software macht sich eine deutliche Vereinfachung vieler Arbeitsroutinen an allen Standorten des Unternehmens bemerkbar.

Viele Erleichterungen bringt die neue Art der Daten- und Dokumentverwaltung, die dank BMD komplett zentralisiert ist. Dafür wurde im neuen System eine Firmengruppe bestehend aus einer nicht-operativen Stammdaten-Hauptfirma und mehreren operativen Firmen etabliert. Dies führt zum vorteilhaften Resultat, dass Personen-Stammdaten nun nicht mehr mehrfach für alle operativen Firmen angelegt werden müssen. Stattdessen sind sie an einer einzigen Stelle in BMD hinterlegt und können danach von überall aus abgerufen werden.

Eine Standard-Software, die sich an individuelle Wünsche anpassen lässt

Mit BMD steht der Glatz GmbH eine renommierte Standard-Softwarelösung zur Verfügung, die dank ihrer umfassenden Adaptierbarkeit bis ins kleinste Detail auf individuelle Wünsche anpassbar ist. Das bedeutet, dass im Falle der Glatz GmbH beispielsweise Stammdateneingaben, die nicht durch den BMD Standard abgedeckt werden, über zugewiesene Freifelder ergänzt sind.

Neben den Daten hat das Unternehmen mit dem BMD Dokumentenmanagementsystem auch das Dokumentenwesen komplett zentralisiert. So greifen Mitarbeitende jetzt von den unterschiedlichen Standorten aus auch auf alle Dokumente flexibel zu. Dabei regelt das übersichtliche Berechtigungskonzept ganz genau, welche Mitarbeitende auf welche Informationen Zugriff haben.

Automatisierungen in Buchhaltung und Kostenrechnung

Mit der Übernahme der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung in die BMD Business Software wurden sowohl die Daten des aktuellen Jahres als auch jene aus den letzten drei Vorjahren ins neue System übernommen. Mehrere Schnittstellen zu externen Programmen sorgen dafür, dass es einen transparenten Datenaustausch zwischen BMD und jenen Fremdsystemen gibt, die weiterhin in Verwendung sind.

Dank BMD müssen Mitarbeitende Dauerbuchungen und Abgrenzungen nicht mehr händisch eingegeben, da sich diese direkt über Automatikbuchungen abwickeln lassen. Darüber hinaus sind viele Prozesse in der Anlagenbuchhaltung vereinfacht, da Abschreibungen automatisch kalkuliert und für die Verbuchung übergeleitet werden. Auch hier ließen sich Daten aus dem Altsystem übernehmen, während für die ausländischen Tochterunternehmen der Glatz GmbH komplett neue Anlagenbuchhaltungen im System etabliert wurden.

Fakturierung auf Knopfdruck

In der Warenwirtschaft profitiert das Unternehmen dank BMD von einer einfachen und sehr schnellen Möglichkeit, mit der verschiedene regelmäßige Leistungen in einem standardisierten Format fakturiert und die dazugehörigen Daten automatisch in die Finanzbuchhaltung übergeleitet werden. Dazu können Mitarbeitende die Stammdaten bequem auf Knopfdruck mit den Artikeln zusammenführen und in eine Standardrechnung überführen, ohne mit Serienbriefen arbeiten zu müssen. Die verschiedenen Daten – wie z. B. Rechnungsersteller/in oder Datum – sind in der Software hinterlegt und werden auf der Rechnung automatisch richtig dargestellt.

“Unser Projekt mit der Glatz GmbH zeigt sehr deutlich, dass BMD auf vielen verschiedenen Levels zu Erleichterungen beim täglichen Arbeiten führen kann”, kommentiert BMD Projektleiterin Lenka Polláková und bemerkt abschließend: “Aber BMD kann natürlich noch viel mehr. Es kommt auf die individuellen Bedürfnisse eines jeden einzelnen BMD Kunden an, wie und wo wir mit der Software bestmöglich unterstützen dürfen.”