ERP-Einführung MIBAG

23.01.2013 | Blog Praxisbericht Praxisberichte | BMD Systemhaus GesmbH

Die Firma MIBAG wurde Anfang 1985 gegründet. Vorerst war das Betätigungsfeld auf die reine Brandschadensanierung mit Einbindung anderer Firmen als Subunternehmer (Professionisten) ausgerichtet. Im Laufe weniger Jahre erweiterte sich die Leistungspalette um die Wasserschadensanierung (künstliche Austrocknung) samt allen Wiederherstellungs- und Instandsetzungsarbeiten.

Auch alle Professionistenarbeiten werden, nach Aufbau des Stammpersonals, mit eigenem Fachpersonal erledigt. Die von Anbeginn angestrebte Firmenphilosophie „Alles aus einer Hand“ ermöglicht eine effiziente Arbeitsausführung ohne Reibungsverluste, mit bester Terminkoordination und mit eindeutigen Verantwortlichkeiten.

Heute ist Mibag in Österreich, Deutschland, Tschechien und in der Slowakei vertreten.

BMD4Mibag

Die Firma MIBAG verwendet bereits seit vielen Jahren in den Bereichen Buchhaltung, Kostenrechnung, Lohnverrechnung und Bilanzierung Lösungen der BMD Systemhaus GmbH. Somit kam auch BMD als Anbieter einer ERP-Software in die engere Auswahl. Anforderungen waren die Einführung von Software für die Bereiche Customer Relationship-Management, Bilanzierung, Kostenrechnung, Fakturierung, Lagerführung und Beschaffung. Die Anforderungen wurden vor Vertragsabschluss seitens BMD im Detail geprüft und nach erfolgreicher Lösungsfindung wurde am 06. Dezember 2011 das Projekt-Kick-Off-Meeting abgehalten.

Projektziele

Als zentrale Anforderung galt es, das System so zu gestalten, dass die Anforderungen sämtlicher Filialen gedeckt sind. Vom Mibag-Projektteam wurde auch besonderes Augenmerk bei der gesamten Umsetzung auf die Usability der Software gelegt. Grundvoraussetzung für das Mibag-Projektteam war es, dass die Mitarbeiter der Filialen ein einfach bedienbares System erhalten.

Mibag ist ein klassischer Dienstleistungsbetrieb im Projektgeschäft. Sämtliche Aufträge werden als Projekt abgehandelt. Somit werden auch alle Kosten und Erlöse einem Projekt zugeschrieben.

Die elektronische Archivierung von Dokumenten zu einem Projekt und der damit entstandene Zugriff für Technik, Sachbearbeitung und Geschäftsführung brachte einen weiteren Meilenstein im Projekt ein. Sämtliche Eingangsrechnungen werden elektronisch erfasst und mittels Workflow automatisiert an die zuständigen Mitarbeiter/innen zur Freigabe weitergeleitet.

Die Auswertungen in der BMD Kostenrechnung und Controlling ermöglichen es den Projektleitern, Niederlassungsleitern, Kostenstellenverantwortlichen einen Überblick über anfallende Kosten und Erlöse auf Knopfdruck zu erhalten. Dynamische Darstellung mittels Zeitleiste, frei definierbare Baum- und Knotenstrukturen, sowie Durchstieg bis zur Kontoebene und zum eingescannten Beleg sind dabei die Highlights.
Die Geschäftsführer haben den Überblick über das Gesamtergebnis.

Ebenso wurde die bestehende BMD 5.5-Anlagenbuchhaltung auf die NTCS Anlagenbuchhaltung umgestellt. Die Anwender profitieren nun von der integrierten Software, einheitlicher Benutzerführung, Plausibilitätskontrollen und Import/Exportfunktionen.

Insbesondere durch die prozessorientierten Schulungen der eingesetzten Standardmodule, an denen die Sachbearbeiter/innen der Filialen teilnahmen, konnte eine einheitliche Erfassung der gesamten Stammdaten geschaffen werden, was für das Unternehmen Mibag einen ungemeinen Mehrwert bedeutet.

Im Bereich der Warenwirtschaft galt es, die Fakturierung mit Teilschluss-Rechnung in allen neun Filialen einzuführen. Durch die enge Verknüpfung der Bereiche Personaleinsatz-planung und Warenwirtschaft wurde auch der Prozess der Fakturierung bei MIBAG gänzlich geändert.
Sämtliche Ausgangsrechnungen werden seit dem Echtbetrieb automatisiert an die Finanzbuchhaltung bzw. Kostenrechnung übergeben.

Als weiteres Ziel galt die Abbildung einer Lagerbuchhaltung. Das Modul Einkauf wird vorerst nicht eingesetzt. Somit werden sämtliche Wareneingänge manuell den Lagern zugebucht und bei Erhalt der Eingangsrechnung mit dieser verknüpft. Als Herausforderung für das Projektteam Mibag stellte sich die Schaffung des Bewusstseins für korrekte Lagerbuchführung in den einzelnen Filialen heraus.

Als zusätzliche Anforderung sollte dargestellt werden, welche Geräte auf welcher Baustelle eingesetzt werden, um somit mehr Kontrolle über die eingesetzten Geräte zu erhalten. Mit Umbuchungsaufträgen konnte diese Anforderung abgebildet werden.

Herausforderungen/Besonderheiten

Relativ früh, in der Konzeptionierungs- und Umsetzungsphase, stellte sich aufgrund der komplexen Zusammenhänge der einzelnen Module heraus, dass eine gemeinsame Enduser-Schulung der unterschiedlichen Bereiche zielführend ist.

Als besondere Herausforderung, insbesondere für das Projektteam seitens Mibag, stellte sich die Anforderungsabdeckung der einzelnen Filialen in einer einheitlichen Software heraus. Jede Filiale hat in den unterschiedlichen Bereichen andere Bedürfnisse sowie unterschiedliche Arbeitsweisen. Es galt somit zu Beginn des Projekts die Anforderungen der neun Niederlassungen zu erheben, diese zu vereinheitlichen und bestmöglich in die Software zu integrieren. Besonders im Projektabschnitt der Konzeptionierung war das gesamte Know-how über das Unternehmen und die Arbeitsweisen des Mibag-Projektteams äußerst gefragt und somit sehr hilfreich.

Prozessorientierte Schulung von Modulen

Die Mitarbeiter der Filialen wurden in zwei Schulungsblöcke aufgeteilt. Ein Schulungsblock dauerte jeweils 2 Tage und fand in der Mibag-Zentrale in Sierning statt. In diesen beiden Tagen wurden der komplexe Ablauf und die Zusammenhänge der Programmbereiche Warenwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Eingangsrechnungskontrolle und Kostenrechnung in einer standardisierten prozessorientierten Schulung erlernt.

Volle Konzentration: Die Trainerinnen Bettina Huemer und Barbara Berghuber schulen das Mibag-Team

Trotz der sehr intensiven und anstrengenden Schulungstage konnte die Motivation der zu Schulenden beinahe nicht unterbunden werden und der Wunsch entstand, am besten sofort mit der Software in Echtbetrieb zu gehen. Die Teilnehmer konnten noch zu einer Testphase überredet werden, welche auch außerordentlich viel genutzt wurde.

Nach der Testphase wurden nochmal alle zu schulenden Personen zu einem gemeinsamen Termin nach Sierning eingeladen, um offene Fragen zusammen mit den Mitarbeitern der Firma BMD zu besprechen.

Durch die intensive Einbindung des Mibag-Projektteams in die Konzeptionierungs- und Systemeinstellungsphase konnte auch der Gedanke "Train the Trainer" realisiert werden. Die Key-User beherrschten den gesamten Prozessablauf in der Software, vor den prozessorientierten Schulungen, perfekt und bildeten somit während der Schulungen eine hervorragende Unterstützung für die Schulenden seitens BMD.

Im Zuge der Schulung gab es von den zu schulenden Personen vollste Übereinstimmung mit den definierten Prozessen im System. Diese Rückmeldung galt insbesondere als Kompliment für das Mibag-Projektteam und erzeugte wieder neue Motivation und Ehrgeiz nach ein paar sehr anstrengenden Wochen.

Kurz nach dem letzten gemeinsamen Schulungstag ging die Firma Mibag mit der BMD NTCS in Echtbetrieb. Road-Shows des Mibag-Projektteams in den einzelnen Filialen halfen über die ersten Anfangsschwierigkeiten hinweg.

Zusammenarbeit im Projektteam

Aufgrund des außergewöhnlich hohen Engagements des Mibag-Projektteams konnten sämtliche Projektziele, trotz der komplexen Anforderungen, zur allgemeinen Zufriedenheit erreicht werden. Der enge Terminplan war insbesondere für das Mibag-Projektteam eine große Herausforderung, da neben der normalen Arbeit noch die erfolgreiche Einführung einer neuen ERP-Software absolviert wurde. Als Motivation für das Mibag-Projektteam stellte sich die hohe Akzeptanz durch die Mitarbeiter in den Filialen heraus. Während des gesamten Projekts konnte man auf vollste Unterstützung des Mibag-Projektteams zählen, auch in etwas stressigeren Projektphasen. Als wichtiges Indiz für die Zielerreichung muss die außerordentlich gute Zusammenarbeit im gesamten Team hervorgehoben werden.

Weitere Pläne

Auch in die Zukunft wurde bereits geplant. Mibag erwartet mit Spannung die Einführung von NTCS FIBU und NTCS LOHN. Im Zuge dieser Umstellung wäre es auch möglich, mit NTCS LEA zu arbeiten. Außerdem sollen auch Auslandstöchter, wie zum Beispiel Mibag Deutschland rasch die Vorteile der BMD NTCS nutzen können.

Projektabschluss am 21.September 2012 bei herrlichem Wetter auf der Dachterrasse von BMD von links nach rechts: Franz Mitterbaur, Brigitte Mayr, Bettina Huemer, Barbara Berghuber (alle BMD), Elisabeth Kolm, Brigitta Weidmann, Stefan Marignoni (alle Mibag). Nicht im Bild: Karina Kerbl