Erfolgreich: Wiener Festwochen vertrauen im kompletten Rechnungswesen auf BMD Software

Komplette Umstellung des Rechnungswesens

Ende des Jahres 2010 wurde in Rücksprache mit den Geschäftsführern der beiden beteiligten Firmen Wiener Festwochen GmbH und Halle E+G Betriebsgesm.b.H. entschieden, das komplette Rechnungswesen mit Buchhaltung, Kostenrechnung,  Lohnverrechnung, Budgetierung und Controlling auf eine neue, benutzerfreundlichere und weniger serviceanfällige Software umzustellen.

Nach der Einholung von mehreren Angeboten bei diversen Softwarefirmen wurde letztendlich im Sommer 2011 die Firma BMD mit der Umstellung des Rechnungswesens beauftragt.
 

Gemeisterte Herausforderungen

Die erste besondere Herausforderung, die sich gestellt hat, war der Wunsch des Rechnungswesenleiters in der kurzen Zeitspanne von Ende August 2011 bis zum 30. September 2011 die Einreichung der Jahresabschlüsse 2010, die zur Gänze auf der alten Software gebucht und erstellt worden waren, bereits über die BMD-Software beim Handelsgericht Wien einzureichen. Dies konnte problemlos innerhalb einer relativ kurzen Zeitspanne bereits Mitte September 2011, nicht zuletzt aufgrund der Kompatibilität der BMD-Software mit vielen anderen Softwareprogrammen abgeschlossen werden.

Die Pakete Buchhaltung, Lohnverrechnung und Kostenrechnung konnten mit tatkräftiger Unterstützung des überaus kompetenten und sehr schulungsbereiten BMD-Teams im Dezember 2011 zur Gänze in die BMD-Software übernommen werden, womit bereits die Jahresabschlüsse 2011 problemlos in BMD erstellt werden konnten.

Eröffnung der Wiener Festwochen

Als weitere Herausforderung stellten sich Budgetierung und Controlling dar. In diesem Bereich musste ein aufwendiges Budgetierungsprogramm entwickelt werden, das auch von Mitarbeitern bedient werden kann, die nicht im Rechnungswesen tätig sind, sondern mit der Planung, der Budgetierung und der Abwicklung der Veranstaltungen, die jährlich bei den Wiener Festwochen gezeigt werden, betraut sind.Hier bestand die Aufgabenstellung darin, einerseits eine für die Projektleiter benutzerfreundliche Software zur Verfügung zu stellen, andererseits Auswertungen zu ermöglichen, die in regelmäßigen Abständen der Geschäftsführung und dem Aufsichtsrat der Wiener Festwochen vorgelegt werden und nicht zuletzt auch eine Verknüpfung mit der Finanzbuchhaltung darstellen. Hier konnte ein äußerst zufriedenstellendes Ergebnis erzielt werden.
 

Rekordbilanz

Die Wiener Festwochen unter Intendant Luc Bondy, mit Schauspieldirektorin Stefanie Carp, Musikdirektor Stéphane Lissner und Geschäftsführer Wolfgang Wais können eine Rekordbilanz vorlegen.
Die Wiener Festwochen 2012 waren ein großer Erfolg mit vielen Höhepunkten im Programm. Die Aufführungen fanden ein aufgeschlossenes und begeisterungsfähiges Publikum. Das große Publikumsinteresse war besonders erfreulich.
Zum Ende bilanzieren die Wiener Festwochen mit einem Rekordergebnis: Mit der Gesamtbesucherauslastung von 96,90 Prozent konnten die sehr guten Auslastungszahlen der letzten Jahre noch wesentlich gesteigert werden. Auch die Anzahl der ausgegebenen Karten von 51.838 übertrifft die Zahlen der vorangegangenen Jahre beträchtlich. Die Gesamtbesucherzahl des Vorjahres verbesserte sich von 181.778 auf 185.883 in diesem Jahr.

Die Halle E+G im MuseumsQuartier ist der exklusive Veranstaltungsort im Zentrum Wiens. Neben den Veranstaltungen der Wiener Festwochen, des Tanzquartiers Wien und der jungen Wiener Musiktheaterszene werden zahlreiche internationale Produktionen aus den Bereichen Musik, Theater und Tanz präsentiert. 
Das architektonische höchst anspruchsvolle Ambiente wird von zahlreichen Unternehmen genützt, um Galas, Kongresse oder Präsentationen zu veranstalten.

Die ehemaligen kaiserlichen Hofstallungen dienten viele Jahre lang als Messe- und Ausstellungsareal. 1985 nutzten die Wiener Festwochen den damaligen Messepalast erstmalig zu kulturellen Zwecken. Von 1985 bis 1997 entwickelten sich die Messe-Hallen zu wichtigen Aufführungsorten der Wiener Festwochen. Mit dem Umbau des Messepalastes zum MuseumsQuartier entstanden aus der neobarocken, unter Denkmalschutz stehenden Winterreithalle die Halle E und darunter liegend die kleinere Halle G.
Wolfgang Möser, Leiter Rechnungswesen Wiener Festwochen
 

Projektleiter seitens BMD, Franz Mitterbaur, berichtet:

Das strategische Ziel wurde von Herrn Wolfgang Wais, Geschäftsführer der Wiener Festwochen so definiert, dass mit einer benutzerfreundlichen Software redundante Daten vermieden und die Abläufe optimiert werden soll.

Dies gelang ausgezeichnet, nicht zuletzt dank der hervorragenden Zusammenarbeit mit Herrn Wolfgang Möser, der bereits BMD-Erfahrung vorweisen konnte.

So konnten vor dem Start der eigentlichen Festwochen-Saison die Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Bilanz und das CRM rechtzeitig mit der NTCS-Software in Betrieb gehen.

Im Laufe der Projektlaufzeit wurden eine Schnittstelle Ö-Ticket-System, das Kore-Budget und die Lohnpfändung als Zusatzziele aufgenommen und erfolgreich implementiert.

Die Lohnverrechnung wird vorerst mit der klassischen BMD 5.5 Version abgebildet, im kommenden Jahr ist ein Folgeprojekt geplant - mit Zeiterfassung, Lohnverrechnung in NTCS und Implementierung von Workflows.

So sieht erfolgreiche Zusammenarbeit aus: Regina Brantner, Franz Mitterbaur (vorne), Stefan Hochgatterer, Siegfried Kastner, Regine Arbesser, Christian Simek, Elisabeth Dobisch, Karin Seybold, Wolfgang Möser (von links)

Datum:

17.01.2013

Bereich:

Praxisberichte

Autor:

BMD Systemhaus GesmbH