Erfolgreich und effizient: Projekt ERP Neu bei Bau Sallinger in Liebenfels

04.11.2019 | Praxisberichte | Alexander Daurer

Bau Sallinger ist im Hoch- und Tiefbau in Österreich mit Fokus auf die Regionen Kärnten, Wien, Niederösterreich und Burgenland tätig. Die Haupt-Geschäftsbereiche sind das Bauwesen und die Tätigkeit als Bauträger (Gesamtprojektierung).

Von vielen Software-Lösungen zu einer integrierten Lösung

Bei Bau Sallinger waren mehr als 4 unterschiedliche Software-Lösungen im Einsatz. Ausschreibung, Kalkulation, Angebotslegung und Bauplanung wurden in einem System ausgeführt. Die Nachkalkulation erfolgte manuell mit Handzettel bzw. im Excel, dabei war ein Abgleich mit der GuV der Buchhaltung (periodengerecht) kaum möglich. Die operative Buchhaltung erfolgte mit einer anderen Software, wobei der Jahresabschluss beim Steuerberater mit dessen System umgesetzt wurde. Die Lohnverrechnung fand wieder mit einer anderen Software statt. Mittels Handzettel wurden Zeiten erfasst und manuell als Basis für die Lohnabrechnung in einem nochmals anderen System eingegeben. Eine Übernahme in die Ist-Nachkalkulation erfolgte nicht.

Integrierte Softwarelösung steigert Effizienz und erleichtert alltägliche Arbeiten

Weg von mehreren Software-Lösungen hin zu einer integrierten Gesamtlösung. Das war das Hauptziel von Bau Sallinger, um damit diese Ziele zu erreichen:

Der Prozess der Ausschreibung, die Angebotslegung und vor allem die Angebotsverfolgung sollen effizient gestaltet sein.
Die Plan-Kalkulation der Projekte lassen sich mittels Ist-Nachkalkulation überprüfen.
Die Profitabilität der Projekte erfährt ein laufendes Monitoring (monatlich) inklusive Abstimmung zum Unternehmensergebnis.
Die Dokumente der Projekte (Ausschreibungen, Angebote, Pläne, etc.) lassen sich „versioniert“ zentral ablegen (Dokumentenmanagement).
Der Prozess der Eingangsrechnungskontrolle inklusive Freigabeprozess (Workflow) wird qualitativ besser sowie effizienter gestaltet.
Die Sicherstellung der Warenentnahme vom Lager inklusive Zubuchung auf das jeweilige Projekt wie auch die Sicherstellung der Arbeitszeiterfassung inkl. Zubuchung der Zeiten und Kosten auf das jeweilige Projekt
Das Rechnungswesen inklusive Kostenrechnung wird als Basis für die Nachkalkulation genutzt.
Die Lohnverrechnung bzw. die Stunden und Kosten können dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden.

Projekt BMD4SALLINGER

Im Projekt wurde die Implementierung der Module CRM, Fibu, Kore, der WWS und PLE umgesetzt. CRM, FIBU (Finanzbuchhaltung) und WWS (Warenwirtschaftssystem) wurden implementiert, um den Prozess Order-to-Cash integrativ abbilden zu können. Die Kore (Kostenrechnung) wurde implementiert, um die Kostenrechnung und die Anforderungen an das Projektcontrolling – Kostenanalyse je Baustelle - umsetzen zu können. Die PLE (Projektleistungserfassung) und die ZE (Zeiterfassung) stellen sicher, dass die Kosten des Fuhrparks und der Projektleiter den jeweiligen Baustellen zugordnet werden können.

Umsetzung des Projekts in Time & Budget

Das Auswahlverfahren, um die passende ERP Lösung für Bau Sallinger zu finden, wurde durch einen externen Berater der GW consulting zugekauft. Da die erforderlichen Ressourcen im Unternehmen nicht vorhanden waren, übernahm der externe Berater auch die interne Projektleitung bei Bau Sallinger und war für die zeitgerechte Umsetzung des Projekts und für die Einhaltung des Budgets verantwortlich. Das Projekt wurde in vier Phasen aufgeteilt, welche aber überlappend (d.h. kein Waterfall-Prinzip) abgewickelt worden sind:

Vorbereitungsphase
Konzeptionsphase
Realisierungsphase
Go-live-Phase

Das Projektteam bestand aus Teilprojektleitern für die Bereiche Rechnungswesen, Logistik und Kostenrechnung. Die Geschäftsleitung war ebenso Teil des Projektteams.

Die Herausforderung an das Projekt lag vor allem in der kurzen Projektlaufzeit von vier Monaten und der anfangs geringen Verfügbarkeit der Berater seitens BMD. Um dies zu kompensieren, fanden die WS der einzelnen Bereiche meistens zeitgleich statt, um eine effiziente integrative Abstimmung sicherstellen zu können. Die Erfolgsfaktoren in diesem Projekt waren das einsatzbereite Projektteam, die lückenlose Projektvorbereitung, das strukturierte Projektmanagement und die weitschichtige Kompetenz der BMD Berater.

Die Nacharbeiten am System nach dem Produktivstart am 1.3.2019 dauerten ca. sechs Wochen und nach zwei Monaten produktive Buchungen im System wurden die ersten Kostenanalysen je Baustelle im System bereitgestellt. Die Mitarbeiter von Bau Sallinger arbeiten gerne mit der BMD Lösung und erkennen bereits nach ein paar Monaten die Vorteile und den Nutzen der neu implementierten ERP Lösung.

BM Dipl.-Ing. Michael Schnitzer (Bau Sallinger GmbH)
Mag. Gerald Wrumnig (GW consulting GmbH & Co KG)