Erdöl-Lagergesellschaft optimiert Prozesse mit BMD

10.12.2024 | Praxisberichte | Team ELG, Markus Hörschläger, Helene Roselstorfer

Mit der Umstellung auf die BMD Business Software optimiert die Erdöl-Lagergesellschaft m. b. H. (ELG) eine Vielzahl interner Prozesse und schafft neue Möglichkeiten für das Reporting.

Umstellung auf BMD schafft Vorteile

Die Erdöl-Lagergesellschaft m. b. H. (ELG) leistet als zentrale Bevorratungsstelle der Republik Österreich einen wichtigen Beitrag zur Sicherung der Energieversorgung Österreichs im Falle von Versorgungsengpässen. Mit der Umstellung auf BMD hat das Unternehmen die Weichen für vielfältige Prozessoptimierungen und Vereinfachungen in täglichen Arbeitsroutinen gestellt, um im Falle von Versorgungsengpässen dynamisch reagieren zu können.

Im Rahmen der BMD Softwareeinführung mit den Modulen Customer Relationship Management, Rechnungswesen, Warenwirtschaft und HR-Management erfolgte eine komplette Datenübernahme direkt aus dem Bestandssystem. Mit BMD verfügt das Team von ELG nun über eine verschlankte Administration mit zentralen Stammdaten und einem einheitlichen Sachkontenrahmen. “Die Kontaktpersonenverwaltung mit BMD wird intensiv von allen Mitarbeitenden genutzt und funktioniert sehr gut”, bestätigt der Verwaltungsbereich (ELG).

Zentralisiertes Daten- und Dokumentmanagement

Die BMD Software vereinfacht sowohl viele Abläufe in der Buchhaltung als auch das Management der internen Daten. Neu angelegt wurde auch ein umfangreiches Berechtigungskonzept, das sowohl den Umgang mit Daten als auch allen Dokumenten im BMD DMS individuell managt. “Wir können Dokumente im Archiv jetzt sehr leicht finden und auch über die entsprechenden Buchungen direkt aufrufen. Unglaublich hilfreich ist außerdem die schnelle Exportfunktion in Excel”, betont die HR Abteilung (ELG).

Die Prozesse der Eingangsrechnungskontrolle sind dank eines Workflows mit automatisierten Mailbenachrichtigungen nun wesentlich transparenter und übersichtlicher. Verbesserungen Im Vergleich zum Altsystem zeigen sich auch durch die digitalisierte Bankauszugsverbuchung und das optimierte Reporting. “Die Auswertungen sind mit BMD deutlich besser und schöner. Die Testungen mithilfe von leicht einrichtbaren Testdatenbanken sind sehr hilfreich. Auch ist es für uns eine große Erleichterung, dass Gesetzesänderungen mit BMD aktuell gehalten werden”, zeigt sich die Buchhaltung (ELG) zufrieden.

Weniger händische Tasks dank hoher Integration

Das integrierte BMD System ist sowohl mit der Warenwirtschaft als auch mit einem externen ERP-Programm reibungslos verknüpft, was das händische Abarbeiten von Routinetasks reduziert. So werden Belege und Daten aus dem Einkauf in der BMD Warenwirtschaft direkt an die Eingangsrechnungskontrolle bzw. zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Darüber hinaus erstellen die Mitarbeitenden der ELG Ausgangsrechnungen digitalisiert in BMD.

Sehr zufrieden zeigt sich das Team von ELG nicht zuletzt auch vom umfassenden BMD Support- und Serviceangebot. “Beispielsweise nehmen wir gerne die BMD Lohn Jourfixe-Termine aus dem Angebot der BMD Akademie wahr. Diese sind für uns sehr unterstützend und vermitteln uns weiterführendes Wissen, zusätzlich erleichtert uns der Team-Wartungsvertrag die Bearbeitung von Supportanfragen, da diese gezielt von unseren Ansprechpartnern bearbeitet werden“, merkt die HR Abteilung (ELG) an.

Komplexes Großprojekt erfolgreich finalisiert

“Das gesamte Projektteam hat sehr gut zusammengearbeitet und die neuen Anforderungen bzw. Herausforderungen kompetent umgesetzt. Auch ist das Arbeiten mit der modernen BMD FLEX-Oberfläche sehr intuitiv”, kommentiert der ELG Projektverantwortliche den erfolgreichen Verlauf der Projektumsetzung und ergänzt: “Die Zusammenarbeit innerhalb der Projektmitarbeitenden war sehr konstruktiv. Die einzelnen Mitglieder waren sich ihren Aufgaben bewusst und brachten Eigeninitiative ein, ohne diese wäre das Projekt nicht so erfolgreich abgelaufen. Auch war BMD sehr bemüht, unsere spezifischen Anforderungen – wo möglich – in einer Standardlösung umzusetzen.“

Aus Sicht des Projektauftraggebers wurden alle Projektziele erfolgreich umgesetzt und somit die Basis geschaffen, um die Digitalisierung weiter voran zu treiben. „Die wertschätzende, konstruktive und lösungsorientierte Zusammenarbeit im gesamten Projektteam war sichtlich spürbar. Durch die regelmäßigen Projektcontrolling-Sitzungen gab es stets einen guten Überblick für alle zum Status Quo des Projekts“, kommentiert BMD Projektleiter Markus Hörschläger. „Wir bei BMD freuen uns natürlich besonders über das Scorecard-Umfrageergebnis, das mit einem Notendurchschnitt von 1,17 überdurchschnittlich war.“