ER-Kontrolle: Die digitale Erleichterung für Ihren Rechnungslauf

14.04.2021 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Mag. Wolfgang Foißner

Sie möchten den Rechnungsfluss in Ihrem Unternehmen perfekt organisieren und nachvollziehen können? Keine Zahlungsfrist übersehen, sondern sogar alle Skontofristen ausnutzen?

Mit der Eingangsrechnungskontrolle (ER-Kontrolle) und den Workflows haben wir die richtige Unterstützung für Ihr Unternehmen. Gerade mit fortschreitender Digitalisierung und vermehrtem Arbeiten im Homeoffice ist die ER-Kontrolle in Verbindung mit dem Workflow ein praktisches Werkzeug, um den geänderten Voraussetzungen in der Zusammenarbeit gerecht zu werden oder diese überhaupt zu ermöglichen.
Bisher wurde in Büros vielfach die Rechnung kopiert, die Unterschrift eingeholt, dann gescannt und nach der Buchung abgelegt.
Wenn alle im Homeoffice arbeiten, müsste man einen Boten mit den Eingangsrechnungen in einer Unterschriftenmappe zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schicken, um die Freigabe zur Buchung und zur Zahlung zu erhalten. Das ist natürlich undenkbar.

Die digitale Rundreise der Eingangsrechnungen

So läuft die ER-Kontrolle mit Workflow-Unterstützung in der Praxis ab. Die Eingangsrechnungen in Papierform werden eingescannt, digitale Rechnungen ins System importiert und dann auf ihre „digitale Rundreise“ geschickt.
Auf ihrem digitalen Weg erhält die Rechnung nun die notwendigen Freigaben. Dabei kann das Vier-Augen-Prinzip oder auch eine Betragsgrenze (Rechnungen bis € 1.000 gibt Sachbearbeiter A frei, über € 1.000 Sachbearbeiter B, ab € 10.000 die Geschäftsführung) angewandt werden.

Von Workflows profitieren

Auch nach dem Inhalt der Rechnung kann der Beleg auf unterschiedliche Reisen geschickt werden. Entweder gibt es beispielsweise je nach Zuständigkeit bereits vorgefertigte Workflows für einzelne Abteilungen, Bereiche und Gruppen oder man wählt ganz einfach den nächsten zuständigen Mitarbeiter aus.
Danach erhalten die im Workflow festgelegten Mitarbeiter eine Aufgabe zur Bearbeitung (nämlich die Rechnung zur Freigabe). Das wird entweder durch ein „Abhaken“ erledigt oder auch abgelehnt, an einen anderen Mitarbeiter delegiert, verteilt etc.
Sie können die Unterschrift von mehreren Entscheidern verlangen (UND-Verknüpfung) bzw. von einem aus einer Gruppe von Entscheidern (ODER-Verknüpfung).
Selbstverständlich können auch Notizen für die nachfolgenden Sachbearbeiter hinterlegt werden und auch die Buchhaltung braucht auf Ihren „Gebucht“-Stempel nicht zu verzichten.

Aufgaben von unterwegs erledigen

Zusätzlich zur Aufgabe kann jenen Mitarbeitern, die unterwegs sind, auch eine E-Mail oder SMS mit einem Link zur Aufgabe zugestellt werden. Diese kann dann auch über Smartphone oder Tablet in einem Web-Browser angezeigt und erledigt werden.

Fortwährende Transparenz

Die ER-Kontrolle prüft auch sofort, ob es diese Rechnung schon gibt. Ein Riesenvorteil - Rechnungen werden nicht doppelt bezahlt!
Während der Bearbeitung und auch im Nachhinein gibt es volle Transparenz: Mit einem Mausklick auf das Workflow-Symbol sehen Sie jederzeit, bei wem sich die Rechnung zur Bearbeitung befindet.

ER-Kontrolle arbeitet optimal mit anderen Bereichen zusammen

Durch die Angabe von Kostenstellen, Kostenträgern, Projekten und/oder Verteilungsschlüsseln können Sie die Daten problemlos in Ihre Kostenrechnung übernehmen.
Die ER-Kontrolle arbeitet auch optimal mit der Warenwirtschaft zusammen. Es gibt einen Abgleich mit der Bestellung und den erfassten Lieferscheinen. Im Nachhinein können Speditionsrechnungen zugewiesen werden (die dann wiederum eine Neuermittlung des Einstands-, Einkaufs- bzw. Durchschnittspreises nach sich ziehen).

Einfache Prüfungen und Korrekturen

Die ER-Kontrolle hilft somit, eine mengen- und wertmäßige Prüfung der Eingangsrechnungen auf Basis der zugeordneten Bestellungen durchzuführen und stellt Differenzen - bei falschem Preis oder falscher Menge - dar. Zahlungskonditionen können sofort korrigiert werden, und die Artikel werden aufgrund von Preisdifferenzen (geänderter Einkaufspreis) oder Spesen direkt neu durchkalkuliert.
Auch die Zahlung der Rechnung über den Zahlungsverkehr ist ab dem Zeitpunkt der Erfassung in der ER-Kontrolle bereits mit ein paar Mausklicks einfach möglich. Am Ende des Workflow-Prozesses erfolgt die Kontierung (sofern nicht schon vorher passiert oder automatisch auf Basis des Lieferantenkontos ermittelt) durch die Buchhaltung. Damit erfolgt dann auch eine vollautomatische Überleitung in die Buchhaltung.

Idealer Überblick

Die ER-Kontrolle bietet, vor allem für die Buchalterinnen und Buchhalter, auch während des gesamten Freigabeprozesses einen perfekten Überblick über alle Rechnungen,

die bereits zum Buchen freigegeben sind,
die neu erfasst worden sind,
die einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet sind

Außerdem ist genau zu sehen, wo sich die Bearbeitung im Workflow gerade befindet.

Vorteile der ER-Kontrolle

Automatische Archivierung der gescannten Belege
Automatische Belegnummernvergabe
Übernahme gescannter Rechnungen und PDF-Rechnungen in die ER-Kontrolle
Erfassen der Grunddaten - Entlastung für die Buchhaltung
Vorkontierung für die Buchhaltung und gegebenenfalls Kostenrechnung
Automatische Verbuchung in die FIBU
Digitale und nachvollziehbare Genehmigung
Direkte Neukalkulation von Artikeln
Mengen- und Preiskontrolle in Verbindung mit BMD Einkauf

Wenn Sie sich für die Digitalisierung Ihrer ER-Kontrolle interessieren, rufen Sie uns gerne an: 050 883 DW 1000 oder senden Sie eine E-Mail mit Ihren Kontaktdaten und dem Betreff ER-Kontrolle an: verkauf@bmd.at

Mag. Wolfgang Foißner
Leitung Verkauf