Elektronische Bankauszugsverbuchung: ein Erfahrungsbericht

19.01.2018 | Praxisberichte | Mag. Paul Heissenberger

„Wir sorgen für Ihren Durchblick im Steuerrecht“, so lautet das Credo von Mag. Paul Heissenberger. Als KWT-Landespräsident schildert er in seinem Bericht die Erfahrungen mit der Bankauszugsverbuchung von BMD.

Das Thema Digitalisierung ist in aller Munde und umfasst sehr viele Bereiche in unserem Kanzleileben. Ein großer Teilbereich in unserer Kanzlei ist dabei die Digitalisierung sowie Automatisierung der Buchhaltung. Die schnellsten und größten Erfolgserlebnisse sieht man bei der elektronischen Bankauszugsverbuchung. Daher war dies auch einer der ersten Schritte, welchen wir in der Kanzlei umgesetzt haben.

Zeitersparnis und Qualitätssteigerung

Die elektronische Bankauszugsverbuchung bietet sehr viele Möglichkeiten, um Zeit zu sparen und die Qualität zu steigern. So ist die Zeit, in welcher mühsam Cent-Differenzen gesucht wurden, weil der Saldo am Bankauszug nicht mit der Buchhaltung übereinstimmte, vorbei. Die Beträge sind in der Bankdatei vorhanden und müssen somit nicht manuell eingegeben werden. Ebenso sind die Daten wie Zahlungsdatum, Auszugsnummer, Verwendungszweck und IBAN des Kunden bzw. Lieferanten fix vorhanden. Zu empfehlen ist eine CAMT-53 Datei. Im Idealfall ist das Bankkonto des Mandanten im Multibankingsystem des Steuerberaters eingebunden und es wird die gewünschte Datei automatisch, ohne zusätzlichen Zeitaufwand, beim Steuerberater abgespeichert.

Software lernt anhand vorhandener Daten

Die BMD Software „lernt“ anhand dieser Daten für die Zukunft. So lernt BMD automatisch, wenn die Regelverfassung eingeschaltet ist, welcher IBAN zu welchem Kunden bzw. Lieferanten gehört. Zahlt ein Kunde in Zukunft wieder eine Rechnung, wird diese Zahlung bereits dem richtigen Kunden zugewiesen und wenn der Zahlungsbetrag dem offenen Posten aus der Buchhaltung entspricht, wird auch sofort eine OP-Abstattung durchgeführt.

Highlight Bankomatkassenverbuchung

Ein besonderes Highlight, unserer Erfahrung nach, ist die automatische Bankomatkassenverbuchung. Zahlungseingang und Spesen inklusive Umsatzsteuer werden automatisch durch BMD getrennt verbucht. Einmal eingerichtet, wird diese Aufteilung bei jedem Zahlungseingang von einer Bankomatkasse bzw. einem Kreditkartenterminal automatisch vorgenommen. Vorbei sind die Zeiten, in welchen die Beilagen zum Kontoauszug gesucht werden mussten, um die Aufteilung händisch vorzunehmen. Dies ist bei Mandanten, welche einen Bankomatkassen- bzw. Kreditkartenterminal betreiben, eine der wichtigsten Automatisierungsschritte und funktioniert überraschend einfach. Auf die Buchungszeile des Bankeinganges ist lediglich ein Klick mit der rechten Maustaste erforderlich und die aufscheinende Maske von BMD ist zu befüllen.

Automatisierungsgrad steigern

Um den Automatisierungsgrad weiter zu steigern, haben wir mit dem Hinterlegen von Textkonstanten begonnen. Beispiele hierfür sind die unterschiedlichen Zahlungen, wie etwa PKW-, Betriebshaftpflichtversicherung an ein Versicherungsunternehmen. Hier hat sich als weitere Textkonstante die Polizzen-Nummer bewährt. So werden, trotz der Zahlung an den identen IBAN, die Zahlungen den korrekten Konten zugeordnet. In der heutigen Zeit ist eine effiziente Buchhaltung ohne elektronische Bankauszugsverbuchung für uns nicht mehr vorstellbar.

Mag. Paul Heissenberger
Heissenberger Steuerberatung
www.heissenberger.co.at

Roland Beranek (BMD Akademie) und Paul Heissenberger (Heissenberger Steuerberatung)