Digitalisierung mit System an der Universität: IT:U nutzt BMD als ERP-Lösung

10.06.2025 | Praxisberichte | Robert Wolfsberger, Lenka Binding, Helene Roselstorfer

Die IT:U setzt bei der Abwicklung kaufmännischer Routinetasks auf BMD als ERP-System: Von der digitalen Eingangsrechnungskontrolle bis zum automatisierten Rechnungsversand läuft eine Vielzahl an Prozessen dank BMD zeit- und kostensparend. Für Robert Wolfsberger (Senior Head of Finance, IT:U) ist klar: „Mit BMD gestalten wir die Zukunft der IT:U.“

Bildung neu gedacht – und digital gesteuert

Die Interdisciplinary Transformation University Austria (IT:U) ist eine sich im Aufbau befindliche öffentliche Universität in Linz, Oberösterreich, die sich auf die digitale Transformation von Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft spezialisiert hat. Sie verfolgt einen projektbasierten, personalisierten Bildungsansatz, bei dem Studierende in interdisziplinären Teams gemeinsam mit Professoren, Coaches und Laborexperten an innovativen, praxisorientierten Projekten arbeiten.

Auch im Backoffice will die Universität zukunftsorientiert agieren. Gesucht war deshalb eine ganzheitliche, voll integrierte und skalierbare Softwarelösung. „Die BMD Finanzbuchhaltung war bereits bei unserem Steuerberater im Einsatz und es war notwendig, rasch eine Erweiterung in die Wege zu leiten“, erklärt Robert Wolfsberger (IT:U). “Aufgrund der guten früheren Erfahrung mit der BMD Software und dem Projektmanagement haben wir uns wieder für BMD entschieden.“

Vom Rechnungswesen zum ERP-System in der Cloud

Wieder BMD – mit vollem Funktionsumfang: “Während wir anfangs nur das Rechnungswesen in Betrieb hatten, konnten wir unser System dank dem modularen Aufbau der BMD Software mit vergleichsweise wenig Aufwand auf eine ERP-Lösung erweitern. Die konstante Weiterentwicklung der Software durch BMD garantiert uns außerdem eine langfristige und sichere Perspektive für die Zukunft”, bekräftigt Robert Wolfsberger.

Heute nutzt die IT:U die BMD Module für Customer Relationship Management, Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung und Warenwirtschaft. Betrieben wird das System in der BMD Cloud, wodurch deutlich weniger interne Hardware notwendig ist. Auch braucht sich die Universität so nicht um Aspekte wie Systemwartung, Updates und andere IT-Themen kümmern, wodurch mehr Kapazitäten für die eigenen Kernthemen zur Verfügung stehen.

Weniger Datenfehler – einfacheres Datenmanagement

Im Rahmen des Projekts wurden die Abläufe vom Bestellungseingang bis hin zur Rechnungslegung, Anlagenbuchhaltung und einem aussagekräftigen Reporting abgebildet. Viele Tasks erfolgen jetzt komplett papierlos. Dank der hohen Integration, zahlreichen Automatisierungen und der guten Bedienbarkeit des Systems spart die IT:U viel Zeit und interne Ressourcen.

Ein Kernelement ist das BMD Customer Relationship Management mit dem digitalen Dokumentenmanagement. Alle Dokumente sind übersichtlich abgelegt und flexibel abrufbar – ein klarer Fortschritt im Vergleich zu früher. Das rollenbasierte Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass Mitarbeitende je nach Position und Tätigkeit auf relevante Informationen Zugriff haben. Das gilt auch für den Workflow rund um die Eingangsrechnungskontrolle, der im Bereich Einkauf etabliert ist. Dieser Prozess folgt nun einer klaren und transparenten Kette an Abläufen bzw. Freigabeprozessen.

Volle Integration über alle Bereiche

Über eine Schnittstelle wurde die externe Lösung Erfideo reibungslos an BMD angebunden, sodass Bestelldaten und -positionen direkt von einem ins andere System übertragen werden können. Daten gelangen automatisch von der Bestellung weiter zur Eingangsrechnungskontrolle, Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung – samt der mobilen Datenerfassung bis zum fertigen Anlagegut. In der Finanzbuchhaltung erstellt das System außerdem automatisierte Zahlungsvorschläge.

Der direkte Datentransfer beschleunigt Abläufe und reduziert das Risiko von Datenfehlern. „Die Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung mit der Warenwirtschaft, dem Rechnungsmanagement und der Anlagenbuchhaltung funktioniert ausgezeichnet und erleichtert uns die Arbeit sehr. Die systematische Inventarisierung über die mobile Datenerfassung mit direkter Anbindung zur Anlagenbuchhaltung ist für uns ein weiterer großer Vorteil“, bestätigt Robert Wolfsberger.

Reibungslose Abläufe vom Bestellwesen bis zum finalen Reporting

Dank der hohen Integration sind nicht zuletzt auch die Auswertungen im Rahmen der Kostenrechnung wesentlich zeitnaher verfügbar. Im Vergleich zu früher kann die IT:U diese jetzt selbstständig aufrufen und ist dafür nicht mehr an die Steuerberatung angewiesen. „BMD ermöglicht uns eine ausgezeichnete Prozessabbildung und Nachvollziehbarkeit. So können Budgetverantwortliche beispielsweise jederzeit die Informationen über die Kostenstellenstände abrufen, was früher nicht möglich war“, so Robert Wolfsberger. Generell erfolgt der Datenaustausch zwischen der IT:U und der Steuerberatung reibungslos, da Sachbearbeitende auf beiden Seiten BMD nutzen.

Auch der Rechnungsversand erfolgt mittlerweile vollautomatisiert und papierlos. Früher wurden viele dieser Prozesse separat abgewickelt, was mit großem manuellem Aufwand und Fehlerrisiko verbunden war. Heute läuft alles digital, schnell und fehlerfrei.

Projektverlauf mit Vorzeigecharakter

Die Softwareeinführung verlief erfolgreich im geplanten Zeitrahmen: „Unsere Erfahrungen mit dem BMD Projektmanagement waren bereits aus dem ersten Projekt sehr positiv. Vom Start an hatten wir ein funktionierendes System. Hervorzuheben ist die gute Projektplanung und das ausgezeichnete Management des Projekts, wofür nicht zuletzt auch die immer gute Erreichbarkeit der BMD Projektmitarbeitenden beigetragen hat. Das Team von BMD arbeitet stets lösungsorientiert und überzeugt mit einem Verständnis für die Übersetzung unserer Anforderungen in eine praktische Anwendbarkeit – bei einer zeitgerechten Zielerreichung. Wir sind sehr zufrieden“, lobt Robert Wolfsberger (IT:U).

Das freut auch Lenka Binding (Projektleitung, BMD Projektmanagement): „Die Analysephase spielt eine zentrale Rolle im Projektverlauf. Mehrfache Abstimmungen zur Finalisierung des Konzepts zahlen sich aus und haben dazu beigetragen, spätere Kostensteigerungen im Projektverlauf zu vermeiden. Wenn alle Beteiligten mit hoher Motivation und großem Engagement zusammenarbeiten – so wie im gemeinsamen Projekt mit der IT:U – lassen sich selbst komplexe Projektziele effizient und erfolgreich innerhalb des definierten Zeitrahmens umsetzen. Vielen Dank für die ausgezeichnete Zusammenarbeit!“

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