Digitalisierung im Eventmanagement bei Wien Ticket

25.10.2024 | Praxisberichte | Markus Hörschläger, Helene Roselstorfer

Da das alte System den gestiegenen Anforderungen an Performance und Datenmanagement nicht mehr gerecht werden konnte, entschied sich die WTH Wien Ticket Holding GmbH für den Umstieg auf BMD, um die Effizienz der internen Abläufe zu steigern und Arbeitsprozesse zu digitalisieren.

Wachsende Ansprüche nicht mehr bewerkstelligbar

Die WTH, mit ihren operativen Tochtergesellschaften WT Wien Ticket GmbH und WTS Wien Ticket Service GmbH, ist ein führendes Unternehmen in der Kultur- und Veranstaltungsbranche und spezialisiert auf Ticketing-Lösungen für Events wie Konzerte, Theateraufführungen oder Sportveranstaltungen. Das in Wien ansässige Unternehmen bietet neben dem Ticketverkauf auch Zusatzservices wie Beratung für Veranstalter, Marketing- und Promotion-Leistungen sowie Lösungen für Zutrittsmanagement und Ticketing-Technologie.

Die Entscheidung zum Umstieg auf die BMD Business Software mit den Modulen Customer Relationship Management, Rechnungswesen, Zeiterfassung und Warenwirtschaft fiel, weil das alte System an seine Leistungsgrenze stieß und wegen der großen Datenmengen keine brauchbaren Auswertungen mehr liefern konnte. Dies führte zu Verzögerungen und Ineffizienzen in den Verwaltungsprozessen.

Wien Ticket modernisiert Prozesse mit BMD

Um diese Herausforderungen zu bewältigen und Abläufe zu optimieren, erfolgte eine Neuinstallation von BMD als flexibles ERP-System, das viele Bereiche nahtlos integriert. Über die zentralisierte Verwaltung aller Stammdaten und die digitale Ablage von Belegen im Rahmen des BMD Dokumentenmanagements können Mitarbeitende schneller auf relevante Informationen zugreifen und Entscheidungen effizienter treffen.

Ein zentrales Element der Implementierung war die Umstellung von drei bestehenden Rechnungswesen-Mandanten auf die BMD Software, was die Einführung einer Intercompany-Verrechnung ermöglichte. Sie stellt sicher, dass Transaktionen zwischen den einzelnen Mandanten effizient und transparent abgewickelt werden können. Mit der BMD Fakturierung erstellen Mitarbeitende nun Dienstleistungsrechnungen, die automatisch in der Finanzbuchhaltung verbucht werden.

Effizienz durch Integration

Dank der neuen Lösung erfolgen Bankeinzüge und Mahnprozesse ebenfalls automatisiert, was die Arbeit im Rechnungswesen erheblich erleichtert, und Zeit spart. Mit Einführung der BMD Eingangsrechnungskontrolle steht Mitarbeitenden ein transparentes Freigabesystem mit klar definierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten zur Verfügung.

Auch im Bereich der Zeiterfassung erzielt die WTH vielfältige Verbesserungen. Hier ermöglicht BMD eine detaillierte Aufstellung der Arbeitszeiten auf Knopfdruck sowie ein komplett digitales Antragswesen für Urlaub, Zeitausgleich und andere Erfassungen. Auch Homeoffice kann problemlos gebucht werden, was im alten System nicht möglich war. Prozesse wie die aliquote Urlaubsberechnung laufen nun automatisiert ab und müssen nicht mehr händisch erledigt werden.

Vereinfachte Abläufe dank hoher Integration

Die Verknüpfung der BMD Warenwirtschaft mit dem Rechnungswesen vereinfacht die Verbuchung von Erlösen und die Überleitung von Informationen zwischen den Bereichen. Ausgangsrechnungen können digital von der Warenwirtschaft in die Finanzbuchhaltung übertragen werden und stehen dort sofort zur Verbuchung bereit. Die klare Aufgabenverteilung und Transparenz des neuen Systems verbessern die Prozessstabilität.

„Die Zusammenarbeit zwischen dem BMD Projektmanagement und WTH war stets konstruktiv und wertschätzend. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Mit der BMD Business Software verfügt WTH jetzt über ein angepasstes ERP-System, mit dem jetzt viele Abläufe vereinfacht sind”, zeigt sich BMD Projektleiter Markus Hörschläger zufrieden.

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