Digitales Belegmanagement für Unternehmen - Teil 2

02.01.2018 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Mag. Wolfgang Foißner

Digitalisierung ist in letzter Zeit ein viel gebrauchter Begriff in allen Medien. Sie dringt natürlich in alle Lebensbereiche und vor allem in den Arbeitsbereich immer weiter vor. So weit so gut. Wo steht Ihr Unternehmen oder in wie weit betrifft es Sie als Buchhalter, Lohnverrechner, Sachbearbeiter? Nutzen Sie schon alle Möglichkeiten, die sich im Rahmen der Digitalisierung bieten? Was müssen Sie tun, um digital fit zu werden?

Einen Überblick haben Sie sich im ersten Teil der Artikelreihe bereits verschaffen können. Auch den ersten Belegkreis haben Sie kennen gelernt. Hier finden Sie nun die Details zu den übrigen Belekkreisen.

Kreislauf digitales Belegmanagement für Unternehmen

Der zweite Belegkreis: Ausgangsrechnungen

Um Ausgangsrechnungen digital zu erstellen, müssen Sie ein Fakturenprogramm benutzen. Word-Rechnungen werden zwar auch am Computer geschrieben und können per E-Mail versandt werden. Sie können aber beispielsweise nicht automatisch in Ihrer Buchhaltung verbucht werden. Besser ist es ein Fakturenprogramm zu benützen (beispielsweise die BMD-Fakturierung). Dadurch können Sie die erzeugten Rechnungen automatisch als Buchung in die Buchhaltung übernehmen und natürlich die Rechnung auch als pdf-Datei in Ihrem BMD-Archiv (CRM, DMS) automatisiert abspeichern. Ein Ablegen der Ausgangsrechnungen ist somit nicht mehr notwendig.
Zusätzlich können Sie Ihren Kunden den Vorteil bieten, einen QR-Code auf die Rechnung zu drucken (BMD macht das auch so) oder die Rechnung im eb-Interface-Format zu erstellen (falls Sie Rechnungen an den Bund schreiben), damit Ihr Kunde diese Rechnung ebenfalls automatisiert in seine Buchhaltung übernehmen kann.

Dritter Belegkreis: Kassa - Kassenbelege

Seit Einführung der RKSV erhält man immer mehr echte Belege, sogar mit QR-Code, die man zum Beispiel mit BMD-Scan gut auslesen kann. Beleg scannen, dem Steuerberater schicken via BMD Com-Databox oder an die eigene Buchhaltung schicken und dort kann der Beleg schon erkannt (mittels OCR-Erkennung) und im Kassabuch vorerfasst werden. Der Beleg selbst ist mit der Buchung verknüpft. Eine kurze manuelle Prüfung bei der Buchung und schon sind auch Kassenbelege digitalisiert.

Vierter Belegkreis: Bankbelege

Die seit bald 20 Jahren existierende (Sie sehen, die Digitalisierung hat eigentlich schon viel früher begonnen) Bankauszugsverbuchung ermöglicht ein automatisches Einlesen Ihrer Bankbelege. Dabei findet auch eine automatische Zuordnung der Zahlungen zu den bezahlten Rechnungen statt (bei über 50.000 Rechnungen, die jährlich auch bezahlt werden, wäre ein Arbeiten in der BMD-eigenen Buchhaltung ohne Bankauszugsverbuchung gar nicht vorstellbar). Wiederkehrende Zahlungen wie Miete, Spesen, Strom etc. werden im System einmal angelegt und beim nächsten Auslesen der Bankauszüge werden diese Buchung bereits automatisch gemacht.

Zahlungen an Lieferanten werden im Zahlungsverkehr erstellt und automatisch an die Telebanking- oder Online-Banking-Software übergeben. Die bezahlten Eingangsrechnungen automatisch ausgeziffert.

Werden von Kundenkonten die Rechnungsbeträge eingezogen, kann Ihnen das Modul Bankeinzug bei der Digitalisierung sehr hilfreich sein. Das Buchen, Ausziffern, Schreiben und Schicken (per E-Mail) von Avisobriefen erledigt das System von selbst.

Fünfter Belegkreis: Lohn

Die Digitalisierung im Lohn kann bereits bei der Zeitaufzeichnung der Mitarbeiter beginnen. Zeiterfassungssysteme können auf alle möglichen Arten Zeitbuchungen erfassen: Terminals, Touch-Screens, Handy, Smartphone, Fingerprint, Leistungserfassung - alles ist möglich. Die erfassten Zeiten werden am Monatsende bewertet und je Dienstnehmer werden Normalstunden, Anzahl Überstunden (50 %, 100 % frei, pflichtig…) zeitabhängige Zulagen, Zuschläge, verbrauchter Urlaub, Zeitausgleich, etc. automatisiert an die Lohnverrechnung übergeben.

In der Lohnabrechnung müssen nur noch Provisionen, Prämien, Gehaltsänderungen etc. eingegeben werden. Nach der Lohnabrechnung kann die Verbuchung automatisch in der Buchhaltung erledigt werden. Der Zahlungsverkehr sorgt für eine automatische Überweisung der Löhne und Gehälter an die Mitarbeiter sowie der Abgaben an die Gebietskörperschaften.

Schnittstellen zu ELDA sorgen für ein bequemes An- und Abmelden von

Dienstnehmern, Schnittstellen zur BUAK für eine reibungslose Abrechnung von Urlauben etc. am Bau.

Lohnzettel können per E-Mail verschickt werden oder über das Lohnportal jederzeit vom Dienstnehmer selbst angesehen und ausgedruckt werden.

Sechster Belegkreis: Buchungen von und ans Finanzamt

Nachdem zum 15. eines jeden Monats die Zahllast in der Buchhaltung (selbstverständlich automatisch ermittelt und gebucht) feststeht, kann die fällige USt. Automatisch mittels FinanzOnline an das zuständige Finanzamt überwiesen werden. Umgekehrt ist es möglich automatisch aus FinanzOnline Bescheide und FA-Zahlungen abzurufen und in BMD (Buchhaltung, Kanzleiverwaltung) weiter zu verarbeiten.

Stammdaten

Auch der Bereich der Stammdaten profitiert von der Digitalisierung. Vorbei sind die Zeiten des Abtippens von Adressen und Kontaktpersonen. Die Compass-Realtime-Schnittstelle sorgt dafür, dass alle Unternehmen, die eine UID-Nummer haben, automatisch - samt Ihren Kontaktpersonen (Geschäftsführer, Einkäufer…) - im BMD-CRM angelegt werden können.

Notwendige Prüfungen wie die HFU-Liste, werden ebenfalls auf Knopfdruck durchgeführt. Ergeben sich Änderungen in den Stammdaten, sorgt das Monitoring dafür, dass Sie zum Beispiel auf Geschäftsführerwechsel, Adressänderungen, etc. hingewiesen werden. Auch auf einen allfälligen Konkurs eines Ihrer Kunden oder Lieferanten werden Sie automatisch aufmerksam gemacht.

Damit sorgt die Digitalisierung im Wirtschaftsleben für Transparenz und vermeidet Schäden, wie das Beliefern eines bereits im Konkurs befindlichen Unternehmens.

Auch die Überprüfung, ob es sich um Scheinunternehmen handelt, ist damit ein leichtes.

Sie sehen, die Digitalisierung bietet viel Komfort, Sicherheit, und Transparenz. Letztendlich soll es ja auch das Ziel sein, das Arbeiten zu erleichtern. Welche Module und Systemvoraussetzungen dafür notwendig sind und wie Sie Stufe für Stufe bei der Digitalisierung vorankommen, klären wir gerne mit Ihnen gemeinsam in einem Telefonat oder auch bei einem Termin ab. Kontaktieren Sie uns einfach, wenn Sie die Digitalisierung des Rechnungswesens in Ihrem Unternehmen vorantreiben wollen:

E-Mail: verkauf@bmd.at

Telefon: 050 883 DW 1272