Digitales Belegmanagement für Unternehmen - Teil 1

01.01.2018 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Mag. Wolfgang Foißner

Digitalisierung ist in letzter Zeit ein viel gebrauchter Begriff in allen Medien. Sie dringt natürlich in alle Lebensbereiche und vor allem in den Arbeitsbereich immer weiter vor. So weit so gut. Wo steht Ihr Unternehmen oder in wie weit betrifft es Sie als Buchhalter, Lohnverrechner, Sachbearbeiter? Nutzen Sie schon alle Möglichkeiten, die sich im Rahmen der Digitalisierung bieten? Was müssen Sie tun, um digital fit zu werden?

Verschaffen Sie sich im Teil 1 unserer zweiteiligen Artikelreihe einen Überblick. Erfahren Sie, mit welchen Schritten Sie die Digitalisierung beginnen können und wo deren Ziel liegt. Wir haben das Thema für Sie anhand der Belegkreise aufbereitet. Im zweiten Teil erfahren Sie die Details zu den einzelnen Belegkreisen.

Überblick Digitalisierung

Hier bieten wir Ihnen nun einen Überblick, der mit einer Einteilung arbeitet, die sich an den Belegkreisen orientiert, die Sie als Buchhalter, Rechnungswesenleiter, Controller und Kostenrechner kennen. Die Grafik veranschaulicht alle wesentlichen Belegkreise und zeigt, wie Sie je Belegart digitalisieren können. Wir erklären Ihnen gerne, was dafür zu tun ist. Sie können dann selbst überprüfen, ob Sie digitale Möglichkeiten bereits voll ausschöpfen oder nicht.

Kreislauf digitales Belegmanagement für Unternehmen

Belegkreis der Eingangsrechnungen

Sie können, wenn Sie Ihre Rechnungen auf Papier erhalten, diese Rechnungen natürlich einscannen und mittels OCR-Erkennung (BMD Scan Next) digitalisieren. Die Rechnung liegt nach dem Scannen als Datei (pdf, tif oder jpg) vor. Die OCR-Erkennung kann je nach Qualität des Scannens und der OCR-Erkennung selbst die Merkmale einer Rechnung auslesen und Ihnen als Unterstützung beim Verbuchen diese Daten anbieten. Je mehr ausgelesen werden kann, desto automatisierbarer ist das buchen der Eingangsrechnungen.

Wenn Sie Ihre Rechnungen schon als Datei (pdf, tif, jpg) erhalten, brauchen Sie diese nicht mehr zu scannen. Dieser Vorgang entfällt dann. Nach der Umwandlung in ein durchsuchbares pdf kann der Inhalt dieser „digitalen Rechnung“ wieder mittels OCR ausgelesen werden und dieser Inhalt kann Sie wieder beim Buchen unterstützen oder auch gleich die Buchung erzeugen.

Vorteil ist in jedem Fall, dass die gescannten oder als Datei geschickten Belege, dann fest mit der Buchung verknüpft sind. Sie sind automatisch im BMD CRM/Dokumentenmanagement abgespeichert und somit jederzeit einfach und bequem wiederauffindbar. Für den Kostenrechner, Controller und Buchhalter, aber auch für die Geschäftsführung, Abteilungsleiter etc. stehen damit nicht nur die Zahlen, sondern auch die dazugehörigen Belege in allen Auswertungen (Kostenstelle, Konto, Bilanz, Anlagenverzeichnis…) zur Verfügung.

Nachteil der OCR-Erkennung ist, dass Sie nicht von vorneherein zu 100 % richtig erkennen kann (die Erkennungsrate liegt meist bei 70 bis 80 %) und somit ein manuelles Nachbearbeiten der erkannten Datenfelder notwendig ist (kostet natürlich Zeit). Erst wenn man dem System Rechnungsvorlagen anlegt, kann die OCR-Erkennung auf bekannte Muster zurückgreifen und die nächste Eingangsrechnung wird zu 99 % erkannt. Eine Sichtprüfung durch den User ist aber in jedem Falle empfehlenswert, denn auch das Anlegen von Vorlagen hat seine Grenzen.

Echte digitale Rechnungen liefern Ihnen nicht nur ein Bild (pdf, jpg, tif), sondern auch die Buchungsinformationen in Form eines QR-Codes oder einer xml-Datei mit. Alle Rechnungen von BMD enthalten beispielsweise einen QR-Code. In diesem QR-Code sind die Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Steuerbetrag und Steuerprozentsatz hinterlegt. Diese Rechnungen sind in der BMD-Buchhaltung somit auch automatisch einlesbar.

Rechnungen mit dem eb-Interface-Format (in Österreich gültig) oder dem ZugFerd-Format (in Deutschland gültig) beinhalten zusätzlich zur pdf-Datei mit der man die Rechnung ansehen kann, einen xml-Anhang (ähnlich wie bei Steuererklärungen oder Steuerbescheiden, die bei FinanzOnline ausgelesen werden). Dieser XML-Anhang ermöglicht es zuverlässig alle Rechnungsmerkmale, die Sie für eine Buchung brauchen zu 100 % immer richtig auszulesen. Dadurch ist auch eine automatische Verbuchung möglich.

Darüberhinaus gibt es noch die Möglichkeit Schnittstellen einzusetzen, wenn z. B. ein Zentralregulierer (wie hogast bei Hotels und Restaurants) die Rechnungsdaten in einem übernehmbaren Format (bei BMD Buerf-Format) anliefert. Auch EDI-Konvertoren liefern Ihnen Rechnungen, die Sie automatisiert weiterverarbeiten können.

Eingangsrechnungen können direkt in der Buchhaltung verarbeitet oder auch in einem Vorsystem – der Eingangsrechnungskontrolle – erfasst, beschlagwortet, vorgebucht (mit Kostenstellen versehen, kontiert) und mittels Workflow von allen Beteiligten (Besteller, Einkauf, Fachabteilung, Geschäftsführung) freigegeben werden. Damit entfällt aufwendiges Kopieren, Verteilen und Einsammeln von Eingangsrechnungen und bei zu später Freigabe durch einen Beteiligten läuft man auch nicht mehr Gefahr Skontofristen oder gar Zahlungsziele zu übersehen. An dieser Stelle spart die Digitalisierung gleich mehrfach direkt Geld.

Ein erster Schritt zur Digitalisierung wäre also: Fordern Sie von Ihren Lieferanten zumindest eine pdf-Rechnung an eine E-Mail-Adresse wie z. B. Rechnung@Firmenname.at an, damit Sie wenigstens nicht scannen müssen. Besser wäre es, Rechnungen mit QR-Codes zu verlangen oder mit dem eb-Interface- (Rechnungen an den Bund müssen so bereitgestellt werden) bzw. ZugFerd-Format.