Digitaler Turbo für Büroring: Wie BMD Prozesse smarter macht

11.03.2025 | Praxisberichte | Martina Bauer, Helene Roselstorfer

Das Personalmanagementunternehmen Büroring setzt neue Maßstäbe: Die steigende Komplexität der unternehmensinternen Abläufe verlangte nach einer Softwarelösung mit Effizienz und Transparenz im Fokus. Mit BMD liegt das Unternehmen genau richtig.

Komplexe Systeme vereinfacht

Die Büroring Personalmanagement GmbH mit Hauptsitz in Guntramsdorf, Niederösterreich, bietet professionelle Personaldienstleistungen. Das Unternehmen wurde vor über 35 Jahren als Familienbetrieb gegründet und deckt ein breites Spektrum an Dienstleistungen wie Zeitarbeit, Arbeitsvermittlung, Personalberatung, Payroll und Try & Hire ab.

Mit 12 Niederlassungen, mehr als 60 Mitarbeitenden und rund 1.000 externen Beschäftigten bei Kundenunternehmen war Büroring auf eine zuverlässige, zentrale Softwarelösung angewiesen. Bis dato wurden mehrere getrennte Softwaresysteme eingesetzt, was viele doppelte Arbeitsschritte und potenzielle Fehlerquellen mit sich brachte. Es bestand die Notwendigkeit nach einem integrierten System, das Transparenz schafft, manuelle Prozesse reduziert und die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden spürbar erleichtert.

Datenübertragung auf Knopfdruck

Nach eingehenden Recherchen entschied sich Büroring für die Einführung der BMD Business Software. Dabei wurden die zentralen Bereiche Customer Relationship Management (CRM), Rechnungswesen, Controlling, Bilanz und Steuern sowie die Anlagenbuchhaltung abgedeckt. Mit BMD wurde ein System geschaffen, das alle relevanten Daten und Dokumente zentralisiert und den Zugriff über ein übersichtliches Berechtigungskonzept regelt. So können Mitarbeitende genau die Informationen einsehen bzw. bearbeiten, die sie für ihre Arbeit benötigen – schnell, einfach und fehlerfrei.

Mit der Einführung von BMD gehören viele händische Übertragungen der Vergangenheit an. Daten lassen sich jetzt per Knopfdruck von einem Bereich in den anderen überleiten. So müssen Mitarbeitende beispielsweise Ausgangsrechnungen und Dokumente für die Lohnverrechnung nicht länger in zwei unterschiedliche Systeme einspielen. Diese zeitaufwendigen Arbeitsschritte sind mit BMD deutlich reduziert. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern sorgt auch für mehr Transparenz und Zuverlässigkeit.

Revolution im Rechnungswesen: Alles aus einer Hand

Highlight der BMD Implementierung ist das neue, voll integrierte Rechnungswesen. Früher wurden Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung in separaten Systemen geführt – ein Prozess, der nicht nur Zeit kostete, sondern auch fehleranfällig war. Dank BMD fließen die Daten jetzt nahtlos von einem Bereich in den anderen. Die manuelle Eingabe entfällt und viele Arbeitsabläufe sind deutlich effizienter geworden.

So lassen sich neue Anlagen direkt über die Finanzbuchhaltung in die Anlagenbuchhaltung übertragen. Die anfallenden monatlichen Abschreibungen werden automatisch in die Finanzbuchhaltung gebucht. Zudem ermöglicht das System eine transparente Kontrolle der Anlagensummen auf Knopfdruck. Die Eingangsrechnungskontrolle in BMD ermöglicht außerdem einen guten Überblick über interne Rechnungsläufe.

Zukunftssicher durch Digitalisierung

Durch die Einführung von BMD konnte Büroring zahlreiche Prozesse automatisieren und vereinfachen. Die Zusammenarbeit mit dem BMD Projektmanagement-Team und insbesondere die Einführung der neuen Softwarelösung hat nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch den Alltag der Mitarbeitenden erleichtert. „Prozesse, die früher viel Zeit gekostet haben, laufen jetzt wesentlich schneller. Davon profitieren die Mitarbeitenden des Unternehmens genauso wie Kunden, da mehr Zeit für Kernprozesse wie z. B. die Kundenbetreuung zur Verfügung steht“, bemerkt BMD Projektleiterin Martina Bauer abschließend.

Mit BMD hat Büroring einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht. Die optimierten Arbeitsabläufe, die erhöhte Transparenz und die messbare Effizienzsteigerung machen das Unternehmen fit für zukünftige Herausforderungen.

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