Digitale Workflows für mehr Effektivität

28.04.2022 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps Allgemeine News | Mag. Jürgen Spanring, Supportleitung BMD Schweiz

Nicht alle Unternehmen sind gleich weit mit der Umsetzung digitaler Prozesse fortgeschritten. Workflows helfen, damit sich Ihre Mitarbeitenden verstärkt den strategisch und operativ wichtigen Aufgaben widmen können.

Diese Vorteile bieten Workflows Ihrem Unternehmen

Papierbasiertes Arbeiten gehört in etlichen Unternehmen nach wie vor zum Arbeitsalltag. Doch die Bearbeitung von Rechnungen, Bewerbungen, Urlaubsanträgen oder anderen Papierdokumenten ist umständlich und kostet viel Zeit. Dank intelligenter Workflows lassen sich manuelle, papierbasierte Arbeiten ersetzen, indem Sie bei alltäglichen und wiederholt anfallenden Arbeiten auf Prozessautomatisierung bauen. Die Vorteile digitaler Workflows sind vielfältig:

erhöhte Transparenz
Effizienz
Einsparen von zeitlichen und finanziellen Ressourcen
weniger wiederkehrende Aufgaben
reduzierte Fehlerquote durch Automatisierungen
Echtzeit-Analyse von Prozessen

Nehmen Sie das digitale Management Ihrer Geschäftsprozesse jetzt in Angriff und sorgen Sie mit Workflows für eine unternehmensweite Effizienzsteigerung.

Beschleunigen Sie Ihre Rechnungsprozesse

Im Zeitalter von Mobilität oder Homeoffice gilt es flexibel zu sein und Unternehmensprozesse zu überdenken. Durch Digitalisierung der Eingangsprozesse können Sie Zeit und Kosten sparen, wenn Ihre Eingangsrechnung eine digitale Rundreise zur Rechnungsfreigabe durchläuft. So lassen sich Vorgänge wie Rechnungsprüfung und Freigabe schneller abschließen sowie konform und dokumentiert durchlaufen. Besonders wenn Mitarbeitende von unterwegs aus arbeiten, bietet die mobile Nutzung ein erhebliches Optimierungspotenzial.

Direkt über das Outlook-Plugin oder eine mittels Texterkennung, OCR oder QR-Code eingescannte PDF-Datei kann die Eingangsrechnung auf den digitalen Weg geschickt werden. Welcher Freigabeprozess im Unternehmen durchlaufen werden soll, wird in einem Workflow definiert. Dabei kann entweder das Vier-Augen-Prinzip oder auch eine Betragsgrenze angewandt werden. Darüber hinaus kann der Beleg je nach Inhalt auf unterschiedliche Reisen geschickt werden. Entweder gibt es z. B. bereits vorgefertigte Workflows für einzelne Abteilungen, Bereiche und Gruppen je nach Zuständigkeit oder man wählt ganz einfach den nächsten zuständigen Mitarbeiter aus.

Die ER-Kontrolle bietet vor allem auch für Buchhalterinnen und Buchhalter einen perfekten Überblick über den Status bzw. Zustand aller Rechnungen, und das während des gesamten Freigabeprozesses.

Urlaubsverwaltung digital und ohne Papierchaos

Vorgesetzte genehmigen Urlaubsanträge direkt in der Software oder auch unterwegs über die BMD Mobile App . Das kann ein einstufiger oder ein mehrstufiger Bearbeitungsprozess sein. Er sorgt dafür, dass der Urlaubsantrag an ein oder mehrere Vorgesetzte oder eine zentrale Stelle weitergeleitet wird. Abteilungsleiter, Teamleiter oder das Sekretariat können Urlaubsanträge schnell und einfach genehmigen und haben jederzeit den vollen Einblick in die Urlaubskonten und Zeitkonten der Mitarbeiter. Mit der digitalen Genehmigung gehen keine Urlaubsanträge mehr verloren.

Urlaubsgenehmigung vom Vorgesetzten mittels BMD Web

Effiziente Workflows im ERP-Bereich

In vielen Unternehmen ist eine Freigabe von Offerten üblich, um die Korrektheit der Zahlen zu gewährleisten. Sind die angebotenen Stunden, Budgets und Angebotsbausteine wirklich vollständig und angemessen oder müssen Anpassungen vorgenommen werden? Dank der Individualisierung der BMD Workflows können beispielsweise auch Vorgesetzte einer Fachabteilung einbezogen werden.

Ein Workflow kann ebenfalls bei der Ausgangsrechnungs-Freigabe eingesetzt werden. Auch hier ist jederzeit der Status des Workflows abrufbar und Sie erhalten somit einen Überblick, welche Rechnung schon an den Kunden weitergleitet wurde und welche noch auf die Freigabe wartet.

Nutzen Sie die Einkaufssoftware von BMD, denn auch dort können Sie automatisieren. Neben automatisch erstellten Beschaffungsvorschlägen können Sie über den Freigabeprozess Ihrer Lagerbestellungen Ressourcen und Kosten sparen.

Unterstützung vom Recruiting bis zum Offboarding

Wer digitale Workflows nutzt und so beim Recruiting auf standardisierte und vereinfachte Prozesse setzt, schafft ein optimales, perfekt an das Unternehmen angepasstes Bewerbermanagement. Kommt es zu einem Bewerbungsgespräch, gestaltet sich dessen Koordination und die Organisation von Terminabstimmungen wesentlich leichter. Das fördert einen reibungslosen Informationsfluss sowie die Effektivität der Kandidatensuche insgesamt. Nach Eintritt des Mitarbeiters wird die Personalabteilung mit einem Onboarding-Workflow unterstützt. Mit dem strukturierten Abarbeiten der Aufgaben werden so keine Tätigkeiten beim Mitarbeitereintritt bzw. -austritt vergessen.

Beispiel eines Onboarding-Workflows

Der steigenden Bedeutung von Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden tragen Unternehmen mit einem Ausbildungsmanagement Rechnung. Wird dieses über das BMD Personalinformationssystem abgebildet, können Mitarbeitende ihre Ausbildungswünsche erfassen. Über einen Genehmigungs-Workflow entscheidet der Vorgesetzte, ob die Ausbildung absolviert werden darf.

Vielfältige Einsatzbereiche, um Ressourcen zu sparen

Ob DMS-Workflows oder Änderungs-Workflows bei Zeitbuchungen: Es gibt unzählige weitere Anwendungsbeispiele, die zeigen, wo die BMD Workflows zum Einsatz kommen können. Der Zeitaufwand und die Fehleranfälligkeit manueller Prozesse werden oft unterschätzt. In der Summe sparen Sie mit vielen kleinen Freigabe-Workflows wertvolle Zeit sowie Nerven und erhöhen die Qualität Ihrer Prozesse.

Möchten auch Sie Ihre Geschäftsprozesse zukunftssicher aufstellen? Gerne zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen auf.

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