Digitale Dokumente einfach unterschreiben – mit BMD und XiTrust

Digitale Dokumente im Kanzleiumfeld komplett zeit- und ortsunabhängig zu unterschreiben, ist dank der Kooperation von BMD und XiTrust nun ganz einfach. Als Steuerberater/in ersparen Sie sich damit nicht nur zeitaufwendige Papierarbeit, sondern sorgen auch für eine raschere und reibungslosere Übermittlung wichtiger Unterlagen an Ihre Mandanten.

Voraussetzungen für die elektronische Signatur in BMD

Um die effizienten Möglichkeiten der elektronischen Signatur für Ihre Kanzlei zu nutzen, benötigen Sie neben der BMD NTCS Lizenz „Digitale Signatur mit XiTrust“ einen separaten Vertragsabschluss mit der Firma XiTrust. Zur Wahl stehen Jahrespakete für die einfache bzw. qualifizierte Signatur.

Um die Signatur digital durchzuführen, brauchen Sie darüber hinaus lediglich ein beliebiges, webfähiges Gerät samt Browser. Die oft kostenintensive Beschaffung weiterer, spezifischer Hardware – wie z. B. eines Unterschriftenpads – ist nicht notwendig.

Wie unterschreibe ich digitale Dokumente in BMD?

Um Ihre Dokumente elektronisch zu signieren, starten Sie ganz unkompliziert im BMD Dokumentenarchiv oder BMD Scan und wählen dort den/die Unterschreibende/n sowie die gewünschte Signaturvariante aus (siehe Abb. 1).

Im Anschluss daran unterschreiben Sie Ihr Dokument bequem mit Hilfe des Programms MOXIS von XiTrust im Browser Ihres Gerätes (siehe Abb. 2). 

Können auch mehrere Personen ein Dokument digital unterschreiben?

Natürlich ist es möglich, dass auch zwei oder mehrere Personen ein digitales Dokument unterzeichnen. Werden mehr als die im MOXIS Basispaket beinhalteten Unterschriften benötigt, können zusätzliche Unterschriftenpakete jederzeit erworben werden.

Sollen mehrere Personen ein digitales Dokument unterzeichnen, wird die entsprechende Unterschriftenvorlage bei ihrer Erstellung diesen einfach zugeordnet. Die Unterschriften werden dann entweder auf den für jede Person vordefinierten Feldern am Dokument oder auf einem separat und automatisch erstellten Unterschriftenblatt (siehe Abb. 3) eingebettet.

Falls Sie mittels Druckliste ein PDF erstellt haben, das mehrere Seiten beinhaltet, gilt der gesamte Inhalt des PDFs mit einer einzigen Unterschrift als unterzeichnet. Ein Paraphieren oder das Setzen mehrerer Unterschriften derselben Person/en ist nicht notwendig.

Welche weiteren Vorteile hat die digitale Signatur?

Für Steuerberater/innen liegt ein sehr häufiges und praktisches Anwendungsszenario in der Bereitstellung der fertigen Jahresabschlussunterlagen. Diese werden direkt im BMD Com Klientenportal an den Mandanten übermittelt (siehe Abb. 4), der diese zu einem von ihm gewählten Zeitpunkt unterschreibt. 

Als Steuerberater/in steht Ihnen die Signatur des Mandanten in Echtzeit zur Verfügung, sodass der Jahresabschluss rasch finalisiert und allen Beteiligten innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung gestellt werden kann.

Für Steuerberatungskanzleien gilt, dass es somit nicht mehr notwendig ist, langwierig Termine zu vereinbaren und wahrzunehmen. Davon profitieren nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kunden und Mandanten.

Wie sicher und rechtswirkend sind digital unterschriebene Dokumente?

Die Kooperation von BMD und XiTrust unterstützt die einfache sowie die qualifizierte elektronische Signatur nach der europäischen eIDAS (electronic identification, authentication and trust services) und der Schweizer ZertES-Verordnung (Bundesgesetz über die elektronische Signatur). Beide Bestimmungen regeln die Voraussetzung und Gültigkeit der digitalen Signatur.

Für beide Unterschriftenarten gilt, dass statt der ursprünglich notwendigen, handschriftlichen Unterschrift eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erstellt wird. Diese hat – mit Ausnahme von notariatsaktpflichtigen Dokumenten – rechtlich den gleichen Stellenwert wie das händisch unterzeichnete Pendant. Eine etwaige Manipulation, die den Bruch des elektronischen Siegels am Dokument zur Folge hätte, wäre bei beiden Signaturarten feststellbar. 

Bei der qualifizierten elektronischen Signatur ist der Vorgang durch das Unterschreiben am Touch-Screen bzw. durch Bestätigung der Signatur – wobei das Schriftbild hier keine zwingende Voraussetzung ist – abgeschlossen. Darüber hinaus ist auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung notwendig. Dieser Vorgang gewährleistet die Eigenhändigkeit des Unterschreibenden und gilt als digitale Identität.

In Österreich ist es möglich, Dokumente per Handy-Signatur zu unterschreiben. Alternativ kann auch die digitale Identität xIDENTITY verwendet werden, die einer Kooperation von XiTrust und A-Trust entstammt. Sie ist EU- bzw. weltweit ausstell- und einsetzbar und wird insbesondere in Deutschland verstärkt genutzt. Für die Schweiz steht eine Identität der Swisscom zur Verfügung, die sowohl eIDAS- als auch ZertES-konform ist.

Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen oder Ihre Kanzlei – mit BMD

Dank BMD und XiTrust wird die digitale Unterzeichnung von Dokumenten in Ihrer Kanzlei rasch zur Realität. Sparen Sie sich und Ihren Mandanten ab sofort wertvolle Zeit und erkundigen Sie sich im Detail über die Möglichkeiten der digitalen Signatur mit BMD.

 
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Datum:

24.06.2021

Bereich:

Blog Allgemein Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps Allgemeine News

Autor:

Helene Roselstorfer