Die wichtigsten Fakten zur Buchhaltung: Teil 1

30.11.2020 | Blog Allgemein Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Helene Roselstorfer

Die wichtigsten Fakten zur Buchhaltung

Viele Menschen glauben zu wissen, dass Buchhaltung trocken und kompliziert ist. Aber worum es bei der Buchhaltung wirklich geht, welche Dinge dabei zu beachten sind und dass alles nicht immer ganz so kompliziert ist, wie es den Anschein hat, wissen wenige. Unsere Basics geben Aufschluss über die wichtigsten Dinge rund um die Buchhaltung, sodass Sie sich rasch einen ersten Überblick verschaffen können.

Was ist Buchhaltung?

Die Buchhaltung dokumentiert alle Vorgänge, die sich auf das Vermögen eines Unternehmens beziehen, wie z. B. Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassen- und Bankbewegungen, Lohnzahlungen und vieles mehr. Man spricht in diesem Zusammenhang von Geschäftsvorfällen, die im Rahmen der Buchführung festgehalten werden. Eine korrekte Buchführung sorgt dafür, die Übersicht zu behalten und Schwachstellen zeitnah aufzudecken. Sie liefert außerdem zahlreiche Auswertungen und gibt Aufschluss über die Liquidität eines Unternehmens.

Ursprünglich wurden die Prozesse der Buchführung händisch durchgeführt, wobei diese handschriftlich und nach Belegen sortiert in Buchform erfasst wurden. Aus dieser Zeit stammen auch die noch immer gebräuchlichen Begriffe „Buchhaltung“ und „Buchführung“. Heute sind dafür hauptsächlich Softwarelösungen wie die BMD Business Software im Einsatz. Die BMD Buchhaltungs- und Rechnungswesen-Software vereinfacht und automatisiert zahlreiche Prozesse und sorgt für eine einfachere, schnellere und reibungslosere Abwicklung Ihrer Buchführung.

Warum ist eine Buchführung notwendig?

Die Buchführung ist Teil des betrieblichen, externen Rechnungswesens. Während sich das interne Rechnungswesen vor allem an die Geschäftsführung richtet und Bereiche wie Kostenrechnung und Controlling abdeckt, bezieht sich das externe Rechnungswesen auf die Interessen von – aus Unternehmenssicht – außenstehenden Parteien (z. B. Behörden, Kunden, Lieferanten...). Mit der BMD Business Software sind alle Bereiche des Rechnungswesens standardisiert, sodass Arbeitsprozesse mit dem geringstmöglichen Aufwand abgewickelt werden. Das zentrale Datenmanagement sorgt dafür, dass Daten nur ein einziges Mal ins System eingegeben werden müssen und so in allen Bereichen wie Bilanzierung, Kostenrechnung oder Lohnverrechnung korrekt und ohne Redundanzen zur Verfügung stehen.

Es gibt zwei wesentliche Gründe, warum die Buchführung eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen darstellt. In erster Linie ist sie aufgrund von unternehmens- und steuerrechtlichen Bestimmungen gesetzlich vorgeschrieben. Auf diese Weise sorgt der Gesetzgeber dafür, dass Steuern und Gewinne ermittelt werden, die z. B. an Behörden oder Firmeneigentümer abzuführen sind. Darüber hinaus sprechen wirtschaftliche Überlegungen für ein Rechnungswesen, damit Planung, Führung und Überwachung der geschäftlichen Aktivitäten gewährleistet sind. Die Buchführung ist damit auch ein wesentlicher Pfeiler für eine langfristige und nachhaltige Unternehmensentwicklung.

Sind Buchhaltung und Buchführung ein und dasselbe?

Im Alltag werden die Begriffe „Buchhaltung“ und „Buchführung“ oft als Synonyme verwendet, jedoch ist das nicht ganz korrekt. Denn mit Buchführung bezeichnet man in der Regel die chronologische und systematische Erfassung aller Geschäftsvorfälle bzw. Wertveränderungen eines Unternehmens innerhalb einer bestimmten Abrechnungsperiode.

In jedem Unternehmen ist mit dieser Erfassung normalerweise ein eigener Organisationsbereich, eine Stelle oder eine ganze Abteilung betraut – die sogenannte Buchhaltung. Sie liefert alle Daten, die für den Jahresabschluss am Ende eines Geschäftsjahres notwendig sind.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Laut Gesetz ist jedes Unternehmen zur Buchführung verpflichtet, die den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) entsprechen muss. Darunter versteht man sowohl geschriebene (kodifizierte) als auch zum Teil ungeschriebene (nicht kodifizierte) Regeln. Die GoB werden durch die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz – ergänzt. Dabei handelt es sich um steuerrechtliche Regelungen, die speziell für die elektronische Buchführung gelten.

Ziel dieser Grundsätze ist, dass es für sachverständige Dritte zu jedem Zeitpunkt und ohne großen Aufwand möglich sein soll, sich einen Überblick über die verschiedenen Geschäftsfälle eines Unternehmens und deren Abwicklung zu verschaffen. Zwar sind die gesetzlichen Regelungen diesbezüglich je nach Land und Unternehmenstyp unterschiedlich, jedoch gibt es einige wesentliche Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, die generell zutreffen. Diese sind

Vollständigkeit
Richtigkeit
Rechtzeitigkeit
Ordnungsmäßigkeit
und Nachprüfbarkeit

der Buchführung.

Wie sind die GoB in der Praxis zu verstehen?

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung besagen unter anderem, dass

die Buchführung lückenlos sein muss und somit keine Geschäftsvorgänge weggelassen, hinzugefügt oder anders dargestellt werden dürfen.
die Buchungen durch fortlaufend nummerierte und leserliche Belege nachprüfbar sein müssen.
darüber hinaus die Buchführung zeitgemäß erfolgen soll, wobei diesbezüglich auch bestimmte gesetzliche Fristen gelten.

Alle Bücher und Belege müssen für eine bestimmte Periode aufbewahrt werden. In Deutschland und der Schweiz gilt dafür ein Zeitraum von zehn Jahren nach Abschluss des Geschäftsjahres, während die Aufbewahrungsfrist in Österreich auf sieben Jahre festgesetzt ist.

Rundum sorglos dank BMD: Mit BMD sind Sie gesetzlich immer auf dem aktuellsten Stand. Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass unsere Software für das Rechnungswesen sowie alle weiteren Produkte der BMD Business Software gesetzliche Vorgaben automatisch korrekt einhalten.

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