Concordia Privatstiftung: Weniger Handarbeit – mehr Automatisierung

13.08.2024 | Praxisberichte | Markus Hörschläger, Helene Roselstorfer

Von zeitaufwendigen händischen Eingaben zu Automatisierungen: Mit der Neueinführung der BMD Business Software beginnt für die Concordia Privatstiftung eine neue Periode der Digitalisierung, in der nicht nur viel Zeit bei Routineaufgaben gespart wird.

Vereinfachte Administration mit BMD

CONCORDIA Sozialprojekte ist eine internationale Hilfsorganisation, die im Jahr 1991 ins Leben gerufen wurde. Mit über 100 verschiedenen Projekten engagiert sich CONCORDIA in der Republik Moldau, Rumänien, Bulgarien, im Kosovo und in Österreich. Zu den vielfältigen Angeboten zählen Bildungsinitiativen, Tageszentren, alternative Betreuungsprogramme, Krisenzentren, aufsuchende Familiensozialarbeit und Nothilfemaßnahmen, die darauf abzielen, Kinder, Jugendliche und ihre Familien in schwierigen Lebenssituationen zu unterstützen. Die Vision von CONCORDIA: Kindern und Jugendlichen ein selbstbestimmtes Leben ohne Ausgrenzung zu ermöglichen.

Für die Abwicklung der administrativen Belange hatte die Privatstiftung einige kleinere Altprogramme und mehrere Excel-Listen im Einsatz. Das war nicht nur zeitraubend und fehleranfällig, sondern aufgrund der komplexen Anforderungen auch nicht mehr zeitgemäß. Um den gestiegenen Herausforderungen zu begegnen und händische Routinetätigkeiten zu reduzieren entschied sich die Privatstiftung deshalb für den Einsatz der BMD Business Software.

Zentralisierte Daten und Prozesse

Seit Frühling 2024 hat Concordia die BMD Module für Customer Relationship Management, Rechnungswesen, Projektleistungserfassung, Lohnverrechnung und auch die BMD Zeiterfassung im Einsatz. Dadurch, dass das gesamte Daten- und Dokumentenwesen mit BMD zentralisiert wurde, lassen sich viele Arbeitsabläufe nun wesentlich schneller abwickeln.

Dank dem BMD Rechnungswesen erledigt Concordia die gesamte Buchhaltung intern und muss nicht mehr auf einen externen Dienstleister zurückgreifen. Der Beleglauf ist über die BMD Eingangsrechnungskontrolle digitalisiert und die Prozesse des Zahlungsverkehrs wurden großteils automatisiert. Mitarbeitende müssen Daten für die Lohnverrechnung nur mehr einmal erfassen, bevor diese direkt abgerechnet werden können. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern ermöglicht auch wesentlich mehr Flexibilität.

Projekte einfach abrechnen

BMD bildet die internen Prozesse hinsichtlich Kontierung und Kostenrechnungsstruktur detailgenau ab, sodass die Daten für Fördergebende besser aufgezeichnet werden können. Dabei ist die Datenerfassung flexibel über Desktop, die BMD Web Browser-Oberfläche und über die App BMD Go möglich. Auch die Budgetierung wird BMD-unterstützt durchgeführt, sodass Forecast-Analysen auf Knopfdruck erstellbar sind. Nicht zuletzt können Mitarbeitende alle Förderprojekte, die über CONCORDIA Sozialprojekte in Österreich abgewickelt werden, in kürzester Zeit länderübergreifend und aussagekräftig auswerten.

“Schön, dass wir den Mitarbeitenden der CONCORDIA Privatstiftung mit der BMD Software so viele Handgriffe erleichtern können”, freut sich Projektleiter Markus Hörschläger.