Buchhaltung in der Praxis: Teil 2

14.12.2020 | Blog Allgemein Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Helene Roselstorfer

Buchhaltung in der Praxis

Wie funktioniert Buchhaltung in der Praxis und welche Aufgaben hat sie? Was ist eine doppelte Buchführung? Der folgende Artikel gibt Aufschluss über die Anwendung der Buchführung im Unternehmensalltag.

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Was sind die konkreten Aufgaben der Buchhaltung?

Im Verlauf des Jahres gehört es u. a. zu den Aufgaben der Buchhaltung, alle Belege bzw. Geschäftsfälle ordnungsgemäß zu verbuchen und je nach Steuerpflicht Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt abzugeben. Je größer ein Unternehmen, umso spezifischer und differenzierter sind die Aufgaben der Buchhaltung. In der Regel unterscheidet man zwischen den folgenden vier Bereichen:

Finanz- und Bilanzbuchhaltung
Lohnbuchhaltung
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung

In der Finanz- und Bilanzbuchhaltung werden alle betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, die z. B. zur Erstellung von Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüssen notwendig sind, erhoben und bewertet. Diese Ergebnisse werden von der Geschäftsleitung für unternehmerische Entscheidungen herangezogen und geben u. a. Aufschluss über Einnahmen, Ausgaben sowie den Gewinn eines Unternehmens. Darüber hinaus berechnet sich auf dieser Grundlage auch die Höhe an Steuern, die an das Finanzamt abzuführen sind.

Die Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist die korrekte Abrechnung von Gehältern und Löhnen sowie der dazugehörigen Sozialleistungen und Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgelder.

Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung bearbeitet alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen. Sie kümmert sich um offene Forderungen, die gegenüber Kunden bestehen, und bezahlt Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.

Unternehmen besitzen jedoch nicht nur finanzielles Vermögen, sondern auch materielle Wertgegenstände in Form von Gütern wie Gebäuden, Grundstücken, Maschinen, Waren, Fahrzeugen u. v. m. Diese ordnungsgemäß zu verwalten ist Aufgabe der Anlagenbuchhaltung. Sie kümmert sich um die Dokumentation dieser Wirtschaftsgüter und hält Wertverluste in Form von Abschreibungen fest.

Wie wird die Buchführung in der Praxis erledigt?

Früher wurden alle Geschäftsvorgänge händisch gebucht, wobei diese in chronologischer Reihenfolge in real gebundenen Büchern aufgezeichnet wurden. Heute allerdings wird die Buchführung kaum mehr manuell durchgeführt, da Unternehmen in der Regel mit einer EDV-gestützten Buchführung wie der BMD Rechnungswesen-Software arbeiten. Sie erleichtert Buchhalterinnen und Buchhaltern die Arbeit, da zahlreiche Berechnungen auf Knopfdruck durchgeführt werden und sich regelmäßig wiederkehrende Buchungssätze sogar automatisch vortragen lassen. Sofern alle Geschäftsvorgänge korrekt erfasst worden sind, ermitteln Sie sogar den Gewinn Ihres Unternehmens mit nur wenigen Mausklicks.

BMD bietet Softwarelösungen für Unternehmen aller Größen und unterstützt sowohl einfache, als auch doppelte Buchführungsmodelle. Wer welche Art der Buchführung anzuwenden hat, bestimmt grundsätzlich der Staat bzw. das zuständige Steueramt.

Was ist eine einfache Buchführung?

Bei einer einfachen Buchführung werden alle Einnahmen und Ausgaben nach Datum sortiert und festgehalten. Dies bedeutet, dass lediglich Geldflüsse dokumentiert und einander gegenübergestellt werden. Diese müssen so dargelegt sein, dass alle Vorgänge für Dritte nachvollziehbar sind. Für die einfache Buchführung gilt, dass die Ablage gut strukturiert sein muss und Belege systematisch zugeordnet werden können. Mit dem BMD Dokumentenmanagementsystem lassen sich alle Belege und Firmendokumente übersichtlich archivieren und sind jederzeit auf Knopfdruck verfügbar.

Darüber hinaus ist es wichtig zu wissen, welche Ausgaben von den Einnahmen abgezogen werden können, um am Jahresende den Gewinn zu ermitteln. Im Falle einer Umsatzsteuerpflicht muss auch die Umsatzsteuer berechnet werden. Die meisten Freiberufler und Kleinunternehmer erledigen ihre Buchführung in Form einer solchen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Diese wird am Jahresende der Einkommenssteuererklärung beigefügt. Eine Bilanzierung von Vermögen bzw. eine Inventur sind bei der einfachen Buchführung nicht erforderlich.

Basispauschalierung für Betriebsausgaben

In Österreich können Freiberufler und Unternehmer, deren Umsatz im Vorjahr nicht höher als EUR 220.000 war, alternativ zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eine Basispauschalierung für Betriebsausgaben in Anspruch nehmen. Die allgemeinen Bestimmungen zur Betriebsausgabenpauschalierung finden sich im § 17 Abs 1 bis 3 des Einkommenssteuergesetzes (EStG).

Die Betriebsausgabenpauschale ersetzt den Aufwand für Abschreibung, Energiekosten, Miete, Reparaturen, Telefonkosten, Zinsen, Betriebsfahrzeuge, Verbrauchsmaterial, Versicherung, Werbung und Reisekosten. Die Basispauschalierung liegt aktuell bei 12%, wobei ein Betrag von EUR 26.400 als Maximum festgesetzt ist. Für bestimmte geschäftliche Aktivitäten – wie z. B. kaufmännische oder technische Beratung, Vermögensverwaltung, wissenschaftliche Arbeiten und andere – gilt ein reduzierter Prozentsatz von 6% und ein Höchstbetrag von EUR 13.200.

Um die Basispauschalierung in Anspruch zu nehmen, muss dies in der Steuererklärung angegeben werden. Jedenfalls festzuhalten sind die Einnahmen sowie gegebenenfalls nicht pauschalierte Ausgaben wie Warenkauf, Personalaufwand, Lohnnebenkosten, Fremdlöhne für Lieferungen und Leistungen sowie Beiträge zur Sozialversicherung des Unternehmers. Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann freiwillig geführt werden, ist jedoch kein Muss.

Für Kleinunternehmer kann es steuerlich vorteilhaft sein, die Basispauschalierung in Anspruch zu nehmen. Mit der BMD Business Software haben Sie immer den perfekten Überblick darüber, welche Variante sich für Ihr Unternehmen rentiert. Denn das BMD Berechnungstool „Pauschalierungsvergleich“ erstellt auf Knopfdruck eine Gegenüberstellung von Betriebsausgabenpauschalierung und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und ermittelt automatisch die günstigste Variante für Sie.

Grundzüge der doppelten Buchhaltung

Die doppelte Buchhaltung – auch „doppelte Buchführung“ oder „Doppik“ genannt“ – ist ein Buchführungssystem, infolgedessen alle Geschäftsvorfälle doppelt erfasst werden. Gebucht wird dabei immer auf zwei Konten, nämlich auf Konto und Gegenkonto. Zum einen wird erfasst, auf welchem Konto eine Bewegung stattgefunden hat, z. B. auf dem Bankkonto oder in der Kasse. Zum anderen wird festgehalten, wozu der jeweilige Betrag verwendet worden ist, wie z. B. für den Einkauf von Waren, Büromaterial, Löhne etc. In diesem Zusammenhang stehen auch die Bezeichnungen „Soll“ und „Haben“. Dabei handelt es sich um die Begriffe für die linke (Soll) bzw. rechte (Haben) Seite eines Kontos.

Der Unternehmenserfolg wird bei der doppelten Buchführung auf zweierlei Arten ermittelt. Am Ende des Geschäftsjahres wird der Jahresabschluss erstellt, für den die Buchhaltung alle relevanten Daten liefert. Diese bilden die Grundlage für die Erstellung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).

Bei der Bilanz handelt es sich um einen Vermögensvergleich, im Rahmen dessen die Anfangsbilanz mit der Schlussbilanz eines Geschäftsjahres verglichen wird. Zusätzlich ermittelt man im Zuge der doppelten Buchführung den Unternehmenserfolg mit Hilfe der Gewinn- und Verlustrechnung. Diese stellt alle betrieblichen Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres gegenüber und ermittelt so den Gewinn oder Verlust, den ein Unternehmen in diesem Jahr erzielt hat.

Für jeden Posten der Bilanz und der GuV gibt es Konten, auf denen die einzelnen Geschäftsvorfälle verbucht werden. Diese werden in verschiedene Kontenklassen eingeteilt, die sich aus dem dazugehörigen Kontenrahmen ergeben. Neben dem Standardkontenrahmen gibt es auch Spezialkontenrahmen, die auf die besonderen Anforderungen bestimmter Berufsgruppen oder Branchen Rücksicht nehmen. Die BMD Finanzbuchhaltung unterstützt auch kundenspezifische Anforderungen und bietet neben dem KMU-Standardkontenrahmen die Möglichkeit, individuelle Kontenrahmen anzulegen.

Wer muss eine doppelte Buchführung haben?

Gesetzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet sind z. B. Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaften (AG) und je nach Land auch weitere Unternehmensformen. Darüber hinaus betrifft die doppelte Buchführung – mit Ausnahmen – alle Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die einen bestimmten Jahresumsatz bzw. Gewinn überschreiten. In Österreich liegt dieser aktuell bei EUR 700.000 und in der Schweiz bei CHF 500.000. Für Deutschland gilt die doppelte Buchführung nicht nur ab einem Jahresumsatz von mehr als EUR 600.000, sondern auch bei einem Gewinn, der EUR 60.000 übersteigt.

Die Ausnahmen von der doppelten Buchführung sind je nach Land unterschiedlich. In Deutschland sind beispielsweise freiberufliche Gruppen wie z. B. Ärzte, Künstler, Hebammen, Rechtsanwälte oder Architekten ausgenommen, sofern sie ihre Tätigkeiten nicht im Rahmen einer Kapitalgesellschaft ausführen. In Österreich sind Angehörige von freien Berufen, Land- und Forstwirte sowie Unternehmer mit Überschusseinkünften (z. B. aus Vermietung) von der doppelten Buchführung ausgenommen.

Kleinunternehmer und Freiberufler können sich freiwillig zur doppelten Buchführung und der damit in Verbindung stehenden Bilanzierung verpflichten. Insbesondere die Bilanzierung kann einige steuerliche Vorteile bieten, die z. B. die Abschreibung oder die Bewertung von Vermögensgegenständen betreffen.

Mit der BMD Business Software sind Sie immer auf der sicheren Seite. Denn die Programme von BMD unterstützen sowohl einfache als auch doppelte Buchführungsmodelle und passen sich an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens an.

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