BMD und Heidenbauer

25.11.2013 | Praxisberichte | BMD Systemhaus GesmbH

Heidenbauer

1946 als Schlosserei in Bruck an der Mur gegründet, deckt die daraus entstandene Unternehmensgruppe Heidenbauer heute alle Gewerke des Metallbaus sowie die Gewerke Bauspengler und Schwarzdecker ab. Heidenbauer realisiert Projekte, die zum Besten gehören, was dieser Sektor zu bieten hat und zwar für die Bereiche Metallbau, Industriebau, Edelstahl, Medizinische Einrichtungen. Voraussetzung für den Erfolg des Unternehmens sind architektonisches Feingefühl ebenso wie der perfekte Umgang mit allen dazu notwendigen Werkstoffen. In engster Kooperation mit Architekten, Technikern und Auftraggebern entwickelt Heidenbauer stilprägende Lösungen, die nicht nur Funktion, sondern auch Ästhetik berücksichtigen.

Vielfältige Herausforderungen

Genauso vielfältig wie die Produktpalette von Heidenbauer waren auch die Herausforderungen, die anlässlich des Projekts zu bewältigen waren. Im Juli 2012 startete das Projekt BMD4Heidenbauer, das erfolgreich im September 2013 beendet werden konnte.
Der Beginn des Projekts war davon geprägt, mehrere „Baustellen“ so aufzubereiten, dass anschließend das eigentliche Großprojekt gestartet werden konnte. Zu den besagten Baustellen zählten unter anderem:

Optimierung von Auswertungen
Implementierung der BAKAWA in den Niederlassungen
ER-Kontrolle inklusive Gestaltung umfangreicher Workflow-Szenarien (firmenübergreifend)
Optimierung der Schnittstellen von vorgelagerten Zeiterfassungsterminals Richtung BMD Zeiterfassung
Implementierung von Zahlungsverkehr und Bankrückverbuchung in allen Unternehmungen des Konzerns

Weiters kam es zur Aufnahme und Konsolidierung der Controlling-Anforderungen an den Konzern. Die Erstellung von Kostenrechnungs-Auswertungen gewährleisten nun ein verbessertes Berichtswesen für den CFO. Die Optimierung der NTCS Bilanz stand ebenso im Fokus wie die Optimierung der Lohnverrechnung. Nur innerhalb einer Woche gelang dies BMD Mitarbeiterin Iris Binder in perfekter Kleinarbeit.

Die Inbetriebnahme der NTCS ANBU stellte ebenfalls einen Baustein in den „Vorarbeiten“ dar. Eine komplette Analyse der WWS- und PPS-Prozesse (inkl. Maschinenanbindung) ergab, dass die Umstellung der WWS und PPS auf NTCS aufgrund der Komplexität in ein eigenes Projekt ausgelagert wird. Kleinere Optimierungen wurden im Dokumentenmanagementsystem (DMS) sowie im CRM-System umgesetzt. Der Projektmanagement-Prozess wurde einer Analyse unterzogen und dann von Excel auf NTCS umgestellt. Abschließend erfolgten NTCS Basis- sowie Administratoren- und Berechtigungsschulungen.

Umstellung BMD FIBU 5.5 auf NTCS

BMD Mitarbeiterin Jennifer Kerbl zeichnete hauptverantwortlich für die Umstellung der zahlreichen BMD 5.5 FIBUs auf NTCS FIBU. Im Vorfeld analysierte sie minutiös sämtliche Mandanten und stimmte sich laufend mit dem Team um Controlling-Leiterin Mag. Sabine Oswald ab. Die wesentlichsten Herausforderungen für die Umstellung der FIBUs waren:

Für die Datenübernahme wurden 7 FIBUs mit bis zu 4 Vorjahren aufbereitet
Der Echtbetrieb dieser 7 FIBUs musste am selben Tag realisiert werden
Übernommen wurden 6 FIBUs
Die größte Buchhaltung hatte im Jahr 2012 circa 55 500 Journalzeilen

Somit war Heidenbauer der größte BMD 5.5 Umsteller von den Buchungszeilen her.
Die größte Herausforderung waren die TR-Übernahmen (Die Aufbereitungszeit und Tests der Übernahmen nahmen ungefähr 3 Tage in Anspruch). Im Jahr 2011 gab es eine Kontenumstellung, die bei der Übernahme berücksichtigt werden musste. Es existiert nur eine KORE für die Firmen – sämtliche Kosteninformationen der 6 Firmen laufen in dieser KORE zusammen. Übernommen wurde auch die Anlagenbuchhaltung. Eine gemeinsame Schulung für FIBU Basis, Mahnwesen, Zahlungsverkehr, UVA und Anbu mit Frau Schreiner finalisierte das Projekt.

„Alle FIBUs sind auf NTCS umgestellt. Die Umstellung verlief nach Plan. Wir sind sehr zufrieden. Die Rechnungswesenleiterin ist von den Auswertungen der NTCS FIBU begeistert. In den nächsten Wochen wird Heidenbauer mit Christian Schallhofer die Projektmanagement-Prozesse redesignen. Diese Erkenntnisse wird das BMD-Projektteam für die Projektplanung und die WWS/PPS-Implementierung benötigen.“

Mag. Sabine Oswald, Controlling (Heidenbauer)

Optimaler Kundeneinsatz

Besonders hinzuweisen ist auf den optimalen Einsatz seitens Heidenbauer. Die 5.5 Daten wurden analysiert und auf einen Stand gebracht. Der Kunde war beispielsweise bereit, Projekte aus 7 Jahren nachzuerfassen und so die Übernahme auf NTCS zu ermöglichen.

Willi Krenn, Projektleitung BMD

Projektteam BMD: Roland Deliomini (Consulting WWS), Barbara Berghuber (Consulting CRM, PEP), Willi Krenn (Projektleitung), Jennifer Kerbl (FIBU). Nicht im Bild: Iris Binder (Consulting Zeit, LOHN), Georg Ganser (Consulting PPS)