BMD bei West Medica: Hohe Anforderungen – beste Lösung

12.04.2023 | Praxisberichte | Martina Poiger, Lenka Polláková, Helene Roselstorfer

Die viele sensiblen und somit hohen Anforderungen auf Medizinprodukte waren bei West Medica der Hauptgrund, um die BMD Business Software neu im Unternehmen einzuführen. Während das alte System diese Herausforderungen nicht mehr bewältigen konnte, bietet BMD nun große Arbeitserleichterungen im Alltag.

BMD bewältigt auch die sensiblen Anforderungen der Medizinbranche

Die West Medica Produktions- und Handels-GmbH ist im Bereich der digitalen Mikroskopie in Verbindung mit künstlicher Intelligenz tätig. Sie entwickelt VISION-Solutions mit dem Ziel, Lösungen zu gestalten, welche dem Stand der neuesten wissenschaftlichen Entwicklungen entsprechen und diese begleiten.

Bei der Abwicklung von Arbeitsroutinen setzt das Medizinunternehmen neu auf BMD. Ein wesentlicher Grund für die Neueinführung der BMD Software war die Tatsache, dass das alte System bereits sehr instabil und für die derzeitige Unternehmensgröße nicht mehr einsetzbar war. “Aufgrund zu vieler und vor allem höherer Anforderungen an Medizinprodukte in Bezug auf Rückverfolgbarkeit im Bereich ISO und Qualitätsmanagement ist das Arbeiten mit unserem alten System nicht mehr möglich gewesen”, erklärt Martina Poiger (Sales Management, West Medica Produktions- und Handels-GmbH) und ergänzt: “Auch wurde enorm viel Zeit für Excel-Statistiken aufgewendet. Darum wollten wir eine Software implementieren, die all das, was wir brauchen, auf einfache Weise möglich macht. Ein weiterer Grund für BMD ist auch, dass unser Steuerberater ebenfalls mit dem System arbeitet.”

BMD ist in jeder Abteilung im Einsatz

Die aktuelle Ausgangslage erforderte somit ein System, das mehr und bessere Möglichkeiten als das Altsystem bietet. Jetzt arbeiten die Mitarbeitenden von West Medica in allen Abteilungen – d. h. in Verkauf, Logistik, Technik und Buchhaltung – mit der BMD Business Software.

Bei der Neueinführung des Systems konnten alle Daten der Kanzlei, die BMD für die Steuerberatung im Einsatz hat, auf den firmeneigenen Server übertragen werden. Dank BMD erzielt das Unternehmen nun einen höheren Automatisierungsgrad. “BMD ist für uns eine enorme Arbeitserleichterung und wir können jetzt viele Prozesse rascher erledigen. Alle Anforderungen unseres Qualitätsmanagements sind mit BMD umsetzbar und die Rück- bzw. Nachverfolgbarkeit von Prozessen ist jetzt direkt im Arbeitsworkflow integriert”, bestätigt Martina Poiger.

Einfaches Erstellen von Statistiken und Auswertungen

Mit dem Einsatz von BMD zeigt sich West Medica voll zufrieden. Daten lassen sich im neuen System nun deutlich besser weiterverarbeiten, was auch das Erstellen aktueller Auswertungen vereinfacht. Ursprünglich hatte das Unternehmen dafür viele Excel-Listen im Einsatz, die statistischen Zwecken dienten. Die komplexe Arbeit mit Excel fällt nun weg, da BMD die gewünschten Auswertungen mit wenigen Klicks erstellt, und das in einem ansprechenden Design.

Mit BMD lassen sich allerdings nicht nur Statistiken, sondern auch Angebote und Aufträge viel rascher erstellen als zuvor. Dazu können die für jeden Auftrag notwendigen Dokumentationen auf Knopfdruck ergänzt werden. Dank des digitalen Dokumentenmanagements stehen den Mitarbeitenden alle Informationen jederzeit flexibel im System zur Verfügung und können digital von überall aus abgerufen werden.

Abläufe sind mit BMD wesentlich schneller

In der Technik ist der Produktionsablauf in Kooperation mit der Logistik nun über BMD standardisiert, wodurch sich auch in diesem Bereich eine schnellere und vor allem reibungslosere Abwicklung von Routinen ergibt.

Neu strukturiert wurde auch das Rechnungswesen. “Im Bereich Buchhaltung merken wir mit BMD jetzt eine enorme Zeitersparnis, da z. B. die Zahlungen binnen Minuten erledigt sind”, bestätigt Martina Poiger. “Vorher musste jede Zahlung manuell ins Telebanking eingegeben werden, was viel zeitaufwändiger war. Auch für unseren Steuerberater ist die Arbeit nun leichter, da die Zahlungen einem Kunden konkret zugeordnet und taggleich gebucht werden können.”

Echtstart des Systems konnte vorgezogen werden

Im Rahmen des Projekts konnte das BMD Projektmanagement-Team dem Wunsch von West Medica Folge leisten und den Echtstart der BMD Business Software vorverlegen. “Aufgrund der tollen Zusammenarbeit der Teams von BMD und West Medica haben wir das gerne ermöglicht und auch zusätzliche Schulungstermine zu früheren Zeitpunkten eingeplant”, kommentiert BMD Projektleiterin Lenka Polláková.

West Medica zeigt sich vom Einsatz des BMD Projektmanagements überzeugt: “Alle Trainerinnen und Trainer haben ein enormes Wissen über die relevanten Module und sind sehr geduldig. Es waren immer sehr angenehme Termine, die konstruktiv durchgeführt wurden”, bestätigt Martina Poiger und ergänzt abschließend: “Die BMD Projektleitung hatte immer ein offenes Ohr für Wünsche und Anregungen. Im Großen und Ganzen sind wir sehr zufrieden.”