Besprechen Sie effizient?

19.02.2020 | Karriere Blog | Daniela Hiesmayr, Verena Hiebl, BA

Der Beamer läuft, die Skripten liegen bereit, die Uhr tickt – doch wo bleiben die Teilnehmer/innen? Gibt es etwas Ärgerlicheres als permanentes Zuspätkommen zu Besprechungen?

5 Minuten später: Die Konferenz ist in vollem Gange, alle arbeiten konzentriert. Ein Handy klingelt.

Viele von uns wünschen sich, weniger Zeit in Meetings zu verbringen und diese Zeit effizienter zu nutzen. In Zukunft gelingt Ihnen das! Wir haben einige Punkte zusammengefasst, mit denen Sie die Effizienz Ihrer Besprechungen steigern und ganz nebenbei wertvolle Zeit gewinnen.

Teilnehmer/innen und deren Rollen in Besprechungen

Für jede Besprechung gibt es einen Besprechungsverantwortlichen. Dieser ist für Terminkoordination, Einladung, Zeitplan und Rollenverteilung verantwortlich.

Ebenso muss es für jedes Meeting – unabhängig von der Anzahl der Teilnehmer/innen – eine/n Protokollführer/in geben.

Weiters wird für jede Sitzung mit mehr als drei Personen ein/e Moderator/in festgelegt. Der/die Moderator/in ist unter anderem für die Eröffnung des Meetings zuständig. Er/sie legt die Vorgehensweise dar und stellt eine zielorientierte Besprechungsatmosphäre her. Die Bearbeitung des Themas mit geeigneten Methoden (Diskussion, Vorträge, etc.), das Leiten von Diskussionen und das Einhalten von Agenden und Zeitplan sind ebenfalls Aufgaben der Moderation. Zum Schluss muss der/die Moderator/in darauf achten, dass Entscheidungen getroffen und weitere Aufgaben definiert werden.

Diese Funktionen können je Besprechung neu definiert und unter den Teilnehmer/innen gewechselt werden.

Anzahl der teilnehmenden Personen

Der Teilnehmerkreis sollte so klein wie möglich, jedoch so groß wie erforderlich gehalten werden. Generell macht es Sinn, dass nur Personen am Termin teilnehmen, deren Anwesenheit auch tatsächlich nötig ist. Das sind beispielsweise Fachleute zum aktuellen Thema, Entscheidungsträger, Mitarbeiter/innen an (Bereichs-) Schnittstellen. Demzufolge muss der Organisator bei der Auswahl sorgfältig vorgehen, denn zu viele Teilnehmer/innen verlängern Diskussionen und Entscheidungen.

Als Grundregel wird angenommen, dass eine Arbeitsgruppe, bestehend aus fünf bis sieben Personen, am effizientesten arbeitet.

Besprechungen dynamisch gestalten, was das Hinzuholen und Wegschicken von Teilnehmer/innen anbelangt: Die Moderationsleitung ist gefordert, dass sie bei Bedarf Teilnehmer/innen hinzuholt oder auch wegschickt, wenn kein Agendapunkt dabei ist, der diese betrifft. Es sollte nicht als unhöflich gesehen werden, wenn jemand die Sitzung aus Effizienzgründen verlässt, weil die Anwesenheit nicht mehr erforderlich ist. Umgekehrt wird auch niemand gekränkt sein, wenn er zu einer Besprechung nicht eingeladen ist.

Der Teilnehmerkreis sollte so klein wie möglich, jedoch so groß wie erforderlich gehalten werden. [Foto © BMD, Gabor BOTA]

Terminvereinbarung und Vorbereitung

Zuerst sollte überlegt werden, ob die Besprechung wirklich notwendig ist.

Terminüberschneidungen sind ärgerlich und – wenn möglich – zu vermeiden. Ist das aus irgendeinem wichtigen Grund nicht möglich, so muss die Terminvereinbarung zuerst mit dem Betroffenen besprochen werden.

Aus der Einladung zur Besprechung gehen das Ziel, die Agendapunkte und weitere relevante Punkte so klar wie möglich hervor. Alle Teilnehmer/innen bereiten ihre Punkte rechtzeitig und ausreichend vor.

Aus Effizienzgründen und aufgrund des Umweltgedankens sollte bei der Planung von standortübergreifenden Meetings im Vorhinein abgewogen werden, ob es besser ist, diese Face to Face an einem Ort abzuhalten oder eine Video-Konferenz durchzuführen.

Pünktlichkeit und Dauer der Besprechung

Die Verspätung der Teilnehmer/innen passiert vermutlich in den wenigsten Fällen absichtlich. Damit das Meeting pünktlich beginnen kann, ist darauf zu achten, dass zwischen den Terminen der Teilnehmer/innen genügend Zeit für eine Pause ist, um den Raum und das Thema wechseln zu können. Die Termine können beispielsweise auch um „10 Minuten nach” der vollen oder halben Stunde angesetzt werden. So ist eine Pünktlichkeit für alle möglich.

Die Besprechung wird jedenfalls pünktlich begonnen, auch wenn Teilnehmer/innen zu spät kommen. Im Gegenzug endet das Meeting auch pünktlich.

Die Dauer des Termins ist an Thema und Gruppengröße anzupassen. Dauern Sitzungen länger als 2 Stunden, ist es sinnvoll, kurze Pausen (ca. 5 - 10 Minuten) einzuplanen. Vereinbarte Pausen sind unbedingt zu berücksichtigen.

Nicht selten kommen Besprechungen „zwischen Tür und Angel“ oder eine Aufgabenverteilung auf Zuruf vor. Für diese Gespräche liegt die Eigenverantwortung bei jedem/jeder selbst. Damit auch solche Situationen ordentlich dokumentiert und transparent sind, ist ein hohes Maß an Eigenverantwortung gefordert.

Agenda und Zeitplan

Für effiziente Besprechungen muss eine schriftliche Agenda erstellt werden.

Die Teilnehmer/innen bereiten sich anhand der Agenda auf den Termin vor. Aus der Agenda (aus den Themen und/oder Tagesordnungspunkten) geht das Ziel der Besprechung klar hervor.

Jedem Agendapunkt ist ein Zeitraum zugeordnet. Diese Zeitangabe dient zur Abschätzung der Dauer und auch der Orientierung während der Sitzung.

Das Vorziehen von Tagesordnungspunkten sollte immer erlaubt sein. Die Fixierung der Agenda zu Beginn der Besprechung ist Aufgabe der Moderationsleitung.

Nach jedem Agendapunkt fasst der Moderator die Ergebnisse und daraus resultierenden Aufgaben zusammen. Sind die Aufgabenpakete zu umfassend, ist es besser, Zwischenetappen zu definieren. Wenn nicht alle Tagesordnungspunkte wie geplant besprochen werden können, werden diese auf die nächste Besprechung verschoben.

Zu den Besprechungspunkten gehört auch die Aufarbeitung des letzten Besprechungsprotokolls: Dabei überprüft das Team, ob die beschlossenen Maßnahmen umgesetzt wurden bzw. wenn nicht, bespricht man die Gründe dafür. Danach wird festgelegt, ob ein Terminaufschub für die Umsetzung erforderlich ist.

Unterbrechungen und Störfaktoren

Alle Mobiltelefone sind auf „lautlos” zu schalten. Nur in Notfällen bzw. wenn man vorher das Einverständnis der Teilnehmer/innen eingeholt hat, kann man während einer Besprechung einen Anruf entgegennehmen und außerhalb des Besprechungsraums das Gespräch führen.

Grundsätzlich sollten während Meetings keine E-Mails beantwortet werden bzw. sollte auch nicht nebenbei auf dem Notebook gearbeitet werden, da sonst keine aktive Beteiligung an der Besprechung möglich ist. Das Beantworten von dringenden Mails zwischendurch ist erlaubt.

Aus Respekt gegenüber den anderen Teilnehmer/innen und um volle Konzentration aller Beteiligten zu gewährleisten, vermeidet man im besten Fall „Nebengespräche” und „Nebentätigkeiten”.

Abschluss

Am Ende der Besprechung fasst die Moderatorin/der Moderator die wesentlichen Punkte und umzusetzenden Maßnahmen zusammen. Die weitere Vorgehensweise sowie Termine bzw. Zeitraum für ein nächstes Meeting werden abgeklärt.

Allen Beteiligten ist klar, was im Anschluss an die Besprechung bis wann zu tun ist. Die vereinbarten Aufgaben werden schriftlich an alle Teilnehmer/innen verschickt. Das ausführlichste Besprechungsprotokoll ist nichts wert, wenn die darin definierten Aufgaben nicht umgesetzt werden!

Noch mehr Effizienz …

Einzelaufgaben sollten nicht in der Großgruppe durchgeführt werden.
Stopp-Regel: Diskussionen, die zu weit vom Thema abweichen oder nicht wertschätzend geführt werden, dürfen jederzeit unterbrochen werden.
Es spricht immer nur eine Person.
Andere ausreden lassen: Aus Gründen des Respekts, der Wertschätzung und natürlich der Effizienz
Sachlich bleiben: Persönliche Angriffe haben in der Besprechung nichts verloren.

Nicht selten kommen Besprechungen „zwischen Tür und Angel“ oder eine Aufgabenverteilung auf Zuruf vor. Für diese Gespräche liegt die Eigenverantwortung bei jedem/jeder selbst. Damit auch solche Situationen ordentlich dokumentiert und transparent sind, ist ein hohes Maß an Eigenverantwortung gefordert. [Foto © BMD, Gabor BOTA]

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