Automatisierungen in der Lohnverrechnung: So unterstützt BMD

13.03.2023 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Mag. Wolfgang Foißner, Helene Roselstorfer

Die Lohnverrechnung hat sowohl in Steuerberatungskanzleien als auch Unternehmen einen wichtigen Stellenwert und nimmt – den gesetzlichen Änderungen der letzten Jahre geschuldet – enorme zeitliche Ressourcen in Anspruch. „Softwaresysteme wie die BMD Business Software können helfen, hier viel Zeit einzusparen, sodass interne Kapazitäten effizient genutzt werden, was sich auch in reduzierten Kosten zu Buche schlägt“, erklärt Experte Wolfgang Foißner (Leitung Verkauf, BMD Systemhaus GesmbH).

BMD automatisiert Prozesse und reduziert manuelle Tätigkeiten

Grundsätzlich gilt, dass zahlreiche wiederkehrende Tätigkeiten über Automatisierungen optimiert werden können. Sofern ein Unternehmen die Lohnverrechnung an die Steuerberatungskanzlei ausgelagert hat, lassen sich zahlreiche Aktivitäten digitalisiert bzw. durch die Software völlig selbstständig ohne weitere User-Interaktion abwickeln. Beispielsweise können Daten und Dokumente von beiden Seiten direkt über die BMD Software ausgetauscht werden, ohne dass händische Übermittlungen, das Erstellen langwieriger Tabellen oder ein separater E-Mail-Verkehr notwendig sind.

Im Zusammenspiel zwischen Mandanten und Steuerberatungskanzleien ergeben sich viele Erleichterungen, da Mandanten je nach Berechtigung direkt in Prozesse mit eingreifen können. Dafür steht Steuerberater/innen die Plattform BMD Com zur Verfügung, an die sich Mandanten ganz einfach anbinden lassen.

Vereinfachte Stammdatenverwaltung

Beispielsweise ist es möglich, dass Mandantinnen und Mandanten Stammdaten selbstständig ins System eingeben bzw. aktualisieren. Dies betrifft z. B. Namens- oder Adressänderungen sowie Daten, für die über die individuell anpassbaren Berechtigungseinstellungen eine Erlaubnis zur Bearbeitung erteilt wurde.

Anstatt mehrere E-Mails hin- und herzuschicken oder komplexe Excel-Listen auszutauschen erledigen Mandanten – oder in Unternehmen die Mitarbeitenden – alle notwendigen Änderungen direkt in der Stammdaten-Vorerfassung. Im Anschluss daran überprüfen Mitarbeitende der Lohnverrechnung diese und können alle Daten per Knopfdruck übernehmen. Über das softwareeigene Protokoll ist zu jedem Zeitpunkt transparent nachvollziehbar, welcher Bearbeiter welche Daten zu welchem Zeitpunkt eingegeben, geändert oder übernommen hat.

Schnelle Eingabe und automatische Berechnung von Lohnarten

Auch können Mandanten selbstständig Lohnarten in BMD Com eingeben und so festhalten, wie viele Überstunden, zeitabhängige Zulagen, Prämien oder Provisionen einzelne Mitarbeitende erhalten. Auch dies macht den langwierigen Mail-Verkehr bzw. das Ausfüllen und Übermitteln komplexer Listen obsolet, sodass auf beiden Seiten weniger Arbeit anfällt bzw. diese nur einmal gemacht werden muss.

Natürlich gilt auch für die Eingabe der Lohndaten, dass diese von Seiten der Kanzlei überprüft und über die Vergabe von Berechtigungen gesteuert werden können. Sind die Lohnarten einmal korrekt im System hinterlegt, lassen sich diese teilweise auch automatisch berechnen, ohne dass separate händische Kalkulationen notwendig sind, wie z. B. das 13. und 14. Gehalt.

Vereinfachte Prozesse rund um Nichtleistungszeiten und Kollektivverträge

Über eine HGKV-Schnittstelle ist es mit BMD möglich, die aktuellen Lohn- und Gehaltstabellen, Zulagen und Texte der Kollektivverträge direkt ins System zu laden, sodass diese an übersichtlicher Stelle jederzeit verfügbar sind. Mitarbeitende der Lohnverrechnung können individuell festlegen, in welchem Zeitraum die KV-Informationen regelmäßig aktualisiert werden sollen. Dies erledigt BMD dann automatisch zum jeweils gewünschten Zeitpunkt.

Ein weiterer, wesentlicher Punkt betrifft das Eingeben von Nichtleistungszeiten wie z. B. Urlaubstagen, Zeitausgleichen oder Arztbesuchen, die samt der dazugehörigen Dokumente vom Mandanten eingegeben und in die Abrechnung übernommen werden können. Dies ist mit der Mandantenplattform BMD Com selbst dann möglich, wenn der Mandant kein digitalisiertes Zeiterfassungssystem benutzt.

So erleichtert BMD die Zeiterfassung und deren Abrechnung

Sofern Mandanten ein Programm wie z. B. die BMD Zeiterfassung über BMD Com benutzen, werden alle Informationen automatisiert in die Lohnverrechnung übernommen. Alternativ lässt sich die BMD Zeiterfassung auch On-Premises am eigenen Server oder in der BMD Cloud installieren, sodass die bewerteten Zeitbuchungen am Monatsende an die BMD Software der Kanzlei übertragen werden. Mittels Schnittstelle bietet BMD darüber hinaus die Möglichkeit, Zeiterfassungsdaten auch von anderen Programmen zu importieren.

Die automatisierte Übernahme von Informationen aus der Zeiterfassung ist nicht nur für Steuerberatungskanzleien interessant, sondern auch für Unternehmen, welche die Prozesse der Zeiterfassung und Lohnverrechnung eigenständig durchführen. Weil alle Daten zentralisiert in der BMD Business Software abgespeichert sind und automatisch in unterschiedlichen Bereichen weiterbearbeitet werden können, kommt es hier zu beträchtlichen Einsparungspotenzialen und somit verringerten Kosten.

Optimierte Reisekostenabrechnungen

Nicht zuletzt ergeben sich auch bei der oft recht aufwendigen Abrechnung von Reisekosten Erleichterungen, wenn Mandanten ihre Kosten im Vorfeld in die Mandantenplattform BMD Com eingeben und Lohnverrechner/innen diese direkt übernehmen können.

Zusammengefasst bedeutet dies: Da Mandanten Informationen wie Stammdatenänderungen, Reisekosten, Nichtleistungszeiten oder Lohnarten ohnehin in der Steuerberatungskanzlei bekanntgeben müssen, ist der Weg über die einfache Eingabe in BMD Com die einfachste Möglichkeit. Sie erleichtern so die tägliche Arbeitsagenda von Mitarbeitenden in der Lohnverrechnung und sparen sich umgekehrt auch selbst einige Schritte, da die dafür notwendigen manuellen Tätigkeiten wie das Abtippen oder der Dateienimport entfallen.

Aktuelle Auswertungen sind rund um die Uhr einsehbar

BMD Com ermöglicht es darüber hinaus, Dokumente wie Lohnsets sowie Auswertungen an die Dienstnehmer der Mandanten bereitzustellen. Auch kann für Personalverantwortliche über den sicheren Zugriff auf die Mandantenplattform eine Einsicht in das Lohnkonto gewährt werden. Steuerberater/innen können ihren Mandanten zusätzlich auch alle Abrechnungen sowie weitere Dokumente und Formulare digital zur Verfügung stellen.

Der große Vorteil ist, dass sowohl Mandanten, Dienstnehmer als auch Mitarbeitende der Kanzlei jederzeit flexibel auf das System zugreifen und alle relevanten Daten, Dokumente, Informationen und Auswertungen selbstständig online einsehen können. In der Lohnverrechnung bedeutet dies, dass alles, was abgerechnet wurde, separat und übersichtlich unterteilt – z. B. nach Arbeitenden bzw. Angestellten, Sonderzahlungen, Anmeldungen und Abmeldungen von Mitarbeitenden – dargestellt und flexibel von allen Parteien abgerufen werden kann.

Ausgezeichnete Übersicht über Aufgaben und Tasks

Nicht zuletzt unterstützt BMD Com die Verarbeitung der Daten und Dokumente in der Kanzlei auch durch Aufgaben und Workflows. Wann gibt es was zu tun? Welche Tasks sind noch offen? Was wurde erledigt? Die BMD Software liefert zu jedem Zeitpunkt eine detaillierte Übersicht über alle offenen und abgearbeiteten Aufgaben und vereinfacht so den Überblick über den Arbeitsfortschritt in der Lohnabrechnung.

Viele Arbeitsschritte lassen sich automatisch abarbeiten und durch das Anbinden der Bankkonten können selbst Zahlungen wie Überweisungen an Mitarbeitende oder die Kommunalsteuer rasch und reibungslos durchgeführt werden. Somit gilt: Mit BMD lassen sich insbesondere im Bereich Lohnabrechnung zahlreiche Arbeitstätigkeiten automatisieren und beschleunigen, sodass Steuerberatungskanzleien und Unternehmen gleichermaßen wieder mehr Zeit bleibt, um sich auf die wesentlichen Kernaufgaben zu fokussieren.