7 Gründe für Digitalisierung im Rechnungswesen

24.02.2021 | Blog Allgemein Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | Helene Roselstorfer

Arbeitsprozesse automatisieren, zeitintensive Wiederholungsaufgaben reduzieren, Daten vereinheitlichen und Fehler minimieren: Eine Digitalisierung in Buchhaltung und Rechnungswesen bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Dass sich erhöhte Effizienz, Zeit- und Fehlerreduktionen natürlich auch als Kostenersparnis bemerkbar machen, ist ein zusätzlicher Faktor, der für eine Digitalisierung im Rechnungswesen spricht.

Mittlerweile ist die Digitalisierung in zahlreiche Lebens- und Arbeitsbereiche vorgedrungen. Unternehmen, welche die Digitalisierung bisher außen vorgelassen haben, haben mittlerweile nicht nur das Nachsehen – sondern auch Wettbewerbsnachteile. Welche Möglichkeiten bieten sich in Buchhaltung und Rechnungswesen, um dank Digitalisierung im Geschäftsleben sowohl rascher als auch zielorientierter, fehlerfreier und effizienter zu agieren?

Erfahren Sie hier 7 Gründe, warum sich eine Digitalisierung im Rechnungswesen schnell bezahlt macht.

1. Weniger Papier = weniger Aufwand

Die Bearbeitung und Ablage von Papierrechnungen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern benötigt auch physischen Raum. Wenn Sie Rechnungen alternativ als Datei – z. B. als pdf, tif oder jpg – erhalten oder erstellen, ersparen Sie sich neben dem räumlichen Archiv auch eine große Anzahl an zeitintensiven und repetitiven Arbeitsvorgängen.

Mit einer voll integrierten Softwarelösung wie BMD entfallen zahlreiche – vormals händisch durchgeführte - Arbeitsschritte komplett. Dank der QR Code Erkennung und einer qualitativ hochwertigen OCR-Erkennung – wie z. B. BMD Scan Next – lassen sich die Daten Ihrer Rechnungen automatisch auslesen und weiterverwenden. Durch den Einsatz praktischer Rechnungsvorlagen erhöht sich die Erkennungsrate der OCR-Erkennung nochmals deutlich.

Die finale Überprüfung der Daten bleibt weiterhin in Ihrem Verantwortungsbereich, jedoch sparen Sie sich einen Großteil der manuellen Arbeitsschritte auf dem Weg dorthin, wie z. B. Belege scannen, Daten übertragen und Papierdokumente ablegen. Die flexible BMD Cloud bietet Ihnen die Möglichkeit, zu jeder Zeit und von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre Belege zu nehmen. Dies ist nicht nur praktisch, sondern verringert gleichzeitig auch Ihr sicherheitstechnisches Risiko, indem Sie nicht von einem bestimmten Archiv oder einzelnen Servern abhängig sind.

2. Vom digitalen Beleg zur automatisierten Buchung

Dank BMD ist es nicht mehr notwendig, Rechnungsinformationen händisch zu erfassen. Auf Wunsch lässt sich sogar eine direkte, vollautomatische Buchung erzeugen, wenn Ihr System mit der BMD Finanzbuchhaltungssoftware verknüpft ist.

Echte digitale Rechnungen liefern Ihnen nicht nur ein Bild, sondern auch Buchungsinformationen in Form eines QR-Codes oder einer xml-Datei. Diese beinhalten zuverlässig alle Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Steuersätze und können automatisch in der BMD Buchhaltung eingelesen und verbucht werden. Es gibt somit keine Erfassungsfehler mehr.

Eingangsrechnungen lassen sich entweder direkt in der Buchhaltung verarbeiten oder alternativ in einem Vorsystem – der Eingangsrechnungskontrolle – erfassen. Sie können dort nicht nur vorerfasst, sondern mittels Workflow auch an alle Beteiligten elektronisch weitergereicht und anschließend freigegeben werden. Damit entfallen weitere, zeitaufwendige Tätigkeiten wie das Kopieren, Verteilen oder Einsammeln von Eingangsrechnungen. Darüber hinaus verringert sich auch das Risiko, Fristen für Skonti oder Zahlungsziele zu übersehen. Auch hier spart die Digitalisierung im Rechnungswesen gleich mehrfach Zeit und Geld.

Ausgangsrechnungen erstellen Sie bequem mit der BMD Fakturierungssoftware, woran sich bei Bedarf auch Ihre gesamte Warenwirtschaft anknüpfen lässt. Auch Ausgangsrechnungen sind direkt mit der BMD Finanzbuchhaltungssoftware verbunden und können automatisiert per E-Mail an Ihre Kunden versandt und im BMD Dokumentenmanagement (DMS) abgespeichert werden.

3. Übersichtliches Daten- und Dokumentenmanagement

In der BMD Business Software sind Ihre Stammdaten zentral gespeichert und verwaltet. Damit reduzieren Sie Datenredundanzen sowie die Eingabe doppelter Daten in Ihrem Unternehmen deutlich. Stattdessen präsentiert sich Ihnen ein zu jedem Zeitpunkt einheitliches und vor allem sauberes Datenmanagement.

Vorbei sind auch die Zeiten des Abtippens von Adressen und Kontaktpersonen. Für deutliche Arbeitserleichterungen sorgen hier praktische Schnittstellen: Per Webservice können UID Nummern auf ihre Gültigkeit geprüft werden. Mittels Schnittstelle zu Compass können Firmen automatisch im BMD Customer Relationship Management angelegt werden, und zwar samt Kontaktpersonen wie Einkäufer oder Geschäftsführer. Ergeben sich Änderungen von Stammdaten, weist Sie das System automatisch darauf hin. Gleiches gilt bei einem etwaigen Konkurs eines Kunden oder Lieferanten. In diesem Zusammenhang bietet die Digitalisierung im Rechnungswesen nicht nur mehr Komfort und Transparenz, sondern auch eine erhöhte Sicherheit.

In der BMD Business Software sind ausgestellte und verarbeitete Belege einerseits mit der Buchhaltung verknüpft und andererseits automatisch im BMD DMS abgespeichert. Daraus ergibt sich zu jedem Zeitpunkt ein perfekter Überblick über Ihre Belege und Buchungen, die im BMD DMS flexibel, einfach und bequem auffindbar sind.

4. Relevante Auswertungen und Statistiken auf Knopfdruck

Dank des zentralisierten Daten- und Belegmanagements lassen sich sowohl alle aktuellen Zahlen als auch die dazugehörigen Belege – z. B. pro Kostenstelle, Konto, Bilanz oder Anlagenverzeichnis – jederzeit auswerten.

Die BMD Business Software beinhaltet vielfältige Möglichkeiten für Statistiken und Auswertungen, die sich mit wenigen Klicks zeitaktuell abrufen lassen. Geschäftsführer/innen, Controller/innen, Kostenrechner/innen und Buchhalter/innen haben so immer die aktuellsten Ergebnisse im Blickfeld.

5. Einfache Bearbeitung von Bankbelegen und Finanzamt-Informationen

Dank BMD lesen Sie Ihre Bankbelege automatisch ein, wobei das System die Zahlungen direkt den bezahlten Rechnungen zuordnet, ohne dass eine manuelle Bearbeitung notwendig ist. Die Kontierung wiederkehrender Zahlungen wie Miete, Spesen oder Strom legen Sie ein einziges Mal in der Software an. Bereits ab dem nächsten Auslesen der Bankauszüge werden diese automatisch von BMD erkannt, kontiert und verbucht. Sind Zahlungen an Lieferanten im Zahlungsverkehr erstellt, werden diese im Anschluss automatisch an die Online-Banking-Software weitervermittelt. Somit sparen Sie auch hier viel Zeit, indem wesentliche Arbeitsabläufe automatisiert werden.

BMD erleichtert auch den Informations- und Zahlungsverkehr mit Steuerbehörden. Nachdem die Zahllast beispielsweise zum 15. des Monats automatisch in der BMD Buchhaltung ermittelt und gebucht worden ist, kann die fällige Umsatzsteuer – ebenfalls automatisch – mittels FinanzOnline an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Umgekehrt können Sie auch Bescheide und Zahlungen in FinanzOnline abrufen und diese in der BMD Business Software automatisiert weiterverarbeiten.

6. Integrierte Kasse

Die BMD Business Software verfügt auch über eine integrierte Kassenlösung, die alle Vorschriften zur Registrierkassenpflicht (RKSV) einhält. Seit Einführung der RKSV sind auch Kassenbelege zunehmend besser auslesbar. Die überwiegende Mehrheit verfügt bereits über einen QR-Code und lassen sich so direkt mit der Buchhaltung verknüpfen. Belege werden im Kassenbuch vorerfasst und nach einer kurzen, manuellen Prüfung bei der Buchung sind auch diese bereits vollständig digitalisiert, ohne dass es dafür weitere Arbeitsschritte braucht. Auf Wunsch werden Ihre Daten als fertige Buchungen sogar direkt an den BMD Steuerberater übermittelt.

7. Vereinfachte Lohnabrechnung

Mit der BMD Zeiterfassung starten Sie die Digitalisierung im Lohn bereits bei der Zeitaufzeichnung Ihrer Mitarbeitenden. Zur Erfassung der Zeitbuchungen stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten wie z. B. eine Handy-App, Touch-Screens oder Hardwareterminals mit Fingerprint und Webbrowserlösungen zur Verfügung. Die erfassten Zeiten werden zum Monatsende bewertet und automatisiert an die Lohnverrechnung übermittelt. Dabei werden sowohl Normalarbeitsstunden als auch Überstunden, Zeitausgleich, Urlaub und andere Zuschläge automatisch berechnet.

In der Lohnabrechnung müssen so nur noch Provisionen, Prämien oder Gehaltsänderungen eingegeben werden, bevor die Verbuchung automatisch in der BMD Buchhaltung erfolgt. Über das Modul Zahlungsverkehr lassen sich Löhne und Gehälter sowie Abgaben an die Gebietskörperschaften automatisch überweisen. Diverse Schnittstellen (z. B. zu ELDA, BUAK) erleichtern weitere Prozesse, die mit der Lohnabrechnung in Verbindung stehen.

Lohnzettel lassen sich automatisch per E-Mail versenden und können über das Lohnportal in der BMD Com jederzeit von berechtigten Personen angesehen werden.

Zusammengefasst bietet die Digitalisierung im Rechnungswesen viele Vorteile für Unternehmen. Letztendlich ist es das Ziel, Mitarbeitenden die Arbeit zu erleichtern, um eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten sowie das Unternehmen zu schaffen.

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