BMD DMS – Dokumentenmanagement & Archiv

Vom Posteingang bis zum papierlosen Buchen mit sofortiger Verfügbarkeit aller relevanten Informationen – das Dokumentenmanagementsystem von BMD ist die optimale Lösung, wenn Sie Ihre Ablage modernisieren möchten oder keinen Platz mehr in ihren Aktenschränken haben. Archivieren Sie mit BMDDMS ein- und ausgehende Dokumente, die Sie rasch ordnen und finden oder auch mitnehmen können. Vertrauen Sie auf die Revisionssicherheit des BMDDMS. Dies bestätigt auch die Zertifizierung durch den deutschen TÜV.

ARCHIVIERUNG

Erfolgreiche und moderne Unternehmen sowie Verwaltungen sind nur dann arbeitsfähig, wenn die Aufbewahrung, Erschließung und auch die Bereitstellung von Informationen rasch, verlässlich und sicher erfolgt. Das ist mit der BMD Software für Archivierung und Dokumentenmanagement der Fall.

Vollautomatische Archivierung aus BMD Applikationen

In BMD Applikationen entstandene Dokumente (Rechnungen, Honorarnoten u. v. m.) mit einem Personenbezug können automatisch archiviert werden. 

Archivieren von Office-Dokumenten

Komfortabel gelingt das Archivieren mit den Microsoft Office Add Ins. Diese werden mit der NTCS-Installation vollautomatisch aus Excel, Word, Outlook und Powerpoint übernommen. Im Outlook erkennen Sie archivierte E-Mails am Kennzeichen „OK“ in der Archiv-Spalte.

E-Mail Archivierung

E-Mail-Prozesse und E-Mail-Kommunikationsdaten werden immer komplexer. Die Anforderungen, die einerseits gesetzlich, andererseits auch von Unternehmen und Privatpersonen an die Archivierung gestellt werden, tragen dieser Komplexität Rechnung. Steht doch hier die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung von elektronischen Nachrichten im Fokus.

Zwei Varianten stehen Ihnen für die Archivierung eingehender E-Mails zur Verfügung:

Die selektive E-Mail Archivierung

E-Mails werden ausgehend von einem zentralen Eingangsordner selektiv zur Übernahme in den Posteingang und/oder in die Aufgaben- und Fristenverwaltung weitergegeben. Das kann mit oder ohne Workflows stattfinden. Sobald eine Weiterleitung über ein BMD Add In im Mailprogramm veranlasst worden ist, wird die E-Mail auch automatisch in das BMD Archiv beim Mandanten abgelegt. Ein wesentliches Merkmal beider Varianten ist, dass die Mails oder auch die elektronisch übernommenen Bescheide aus FinanzOnline oder anderen Portalen für jeden berechtigten Sachbearbeiter in der Kanzlei sofort elektronisch verfügbar sind.

Die vollautomatische E-Mail Archivierung

Alle identifizierten E-Mails Ihrer Mandanten werden in eine zuvor definierte Kategorie im Dokumentenmanagement abgelegt. Die E-Mails sind sofort nach Eingang für alle berechtigten Mitarbeiter/innen abrufbar und auch im Kontaktjournal

beim Mandanten hinterlegt.

Besonders praktisch ist die Weitergabe über mehrstufige, vollkommen variabel zu definierende Workflows. Damit kann eine Aufgabe oder Frist nicht nur an einen zuständigen Bearbeiter, sondern auch noch an beliebig viele noch zu durchlaufende Freigabestellen elektronisch weitergeleitet werden.

Informieren Sie sich kostenlos

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BMDSCAN und Posteingang

Ein voll in die NTCS-Programmumgebung integrierter Scan-Arbeitsplatz mit OCR-, QR-Code-Erkennung und XML-Datenübernahme (ebInterface, ZUGFeRD) ermöglicht Ihnen:

  • gleichzeitiges Scannen 
  • grafische Optimierung 
  • Zusammenfügen und Aufteilen von Dokumenten
  • eine automatische Beschlagwortung und Ablage im BMDDMS und Postein- oder Postausgang. 

Durch die Erinnerungsfunktion kann die Bearbeitung eines Dokuments nicht vergessen werden.

Posteingang: Dokumente werden einfach und schnell erfasst

Vier-Augen-Prinzip

Organisieren Sie die Bearbeitung der eingehenden Post mit dem Dokumenten-Workflow. Nach dem Scannen werden Verträge, Bescheide, Briefe etc. dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet und der interne Workflow in Ihrer Kanzlei vorgegeben. Mit dem Dokumenten-Workflow werden vertrauliche Dokumente elektronisch einer Vier-Augen-Überprüfung unterzogen, vom Kanzleileiter freigegeben und landen beim Mitarbeiter oder für den Mandanten schließlich vollautomatisch auf der Klienten-Plattform BMD.com. Sie behalten auf jeden Fall den Überblick, wer wann wie mit dem Dokument arbeitet, bzw. gearbeitet hat.

Vier-Augen-Prinzip: Der Weg der Dokumente im Workflow

Berechtigungen

Durch Berechtigungen wird bestimmt, ob Sie auf ein Objekt zugreifen können oder nicht, bzw. welche Funktionen Sie damit ausführen können bzw. welche nicht erlaubt sind. Vergeben Sie Berechtigungen auf Archive, Kunden/Lieferanten oder Kategorien sowie auf Funktionen (Löschen von Dokumenten). Die Vergabe von Schreib- oder Leserechten ist auch für einzelne Felder möglich.

Suchen und Finden

Der Ordner (Kunde, Lieferant, Mitarbeiter, Projekt) ist das Hauptelement der Organisation. Jedes Dokument kann mit Hauptkategorie, Kategorie, Unterkategorie, Schlagwort und Volltextinhalten abgelegt und gefunden werden. Die Volltextsuche erfolgt OCR-unterstützt, kann also auch Bilddateien (tif, pdf, …) auswerten. Damit wird das Auffinden innerhalb eines Ordners optimiert.

Suchen Sie auch nach Kategorien, Schlagwörtern oder sogar Volltext-Inhalten.

  • Weitere Kriterien: Personen, Ein-/Ausgangsdatum, Belegnummer, Betreff, Notizen, Farbcode u. v. a.
  • Zahlreiche Suchmodi wie „Volltextsuche“, „Beginnend mit“, „Genaue Übereinstimmung“ usw. 
  • Mehrfachfilter und Sortierung für erweiterte Aufgaben
Komfortable Dokumentenübersicht

Quellfunktion öffnen

Bei direkt aus dem BMD Programm archivierten Dokumenten können Sie unmittelbar auf die zugrundeliegende Basisinformation verzweigen. Greifen Sie z. B. von der Honorarnote auf die Leistungsdaten im Honorarvorschlag zu.

Versand

Alle Dokumente aus BMDDMS können gedruckt und als E-Mail-Attachement versendet werden; wahlweise als verschlüsselte PDF-Datei.

Export und Import von Dokumenten

Mit dieser Funktion werden sämtliche Dokumente eines Kunden/Lieferanten einfach und schnell mit auf die Reise genommen und auch wieder reimportiert.

Weitere Möglichkeiten

Neben dem Hauptarchiv lassen sich beispielsweise Literaturverzeichnisse, Wissensdatenbanken, Urteilssammlungen etc. im BMDDMS einfach verwalten. Der Entlehnvermerk sichert den Überblick. Optional schalten Sie die Versionskontrolle ein. Damit wird jede Änderung an einem Dokument als eigene Version gespeichert.

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