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BMD CRM & DMS

Das BMD CRM passt sich Ihren internen Organisationsabläufen an und erleichtert Ihnen durch die umfassende Integration in die BMD Umgebung das tägliche Arbeiten.

Stammdaten, zentrale Funktionen

Die Verwaltung sämtlicher Stammdaten ist eine Selbstverständlichkeit. Dazu zählen u. a.

  • Stammdaten von Mandanten, Gesellschaftern, Angehörigen u. sonstigen Kontaktpersonen
  • Zuständige Mitarbeiter inkl. variabler Definition der Bereiche (verantwortlicher Bilanzierer, wer macht die Buchhaltung …)
  • Kundengruppen, Adressatenlisten

Die Verwaltung der Ansprechpartner beim Mandanten zählt ebenso dazu wie die Verwaltung der Institutionen – Finanzämter, Gemeinden, Gebietskrankenkassen, …

Profitieren Sie vom Listgenerator. Mit ihm stehen Ihnen viele Filter-, Sortier- und Vergleichsmöglichkeiten zur Verfügung. Inkludiert sind ebenfalls der Export und der Ausdruck aus jeder Bildschirmansicht.

Eine Arbeitserleichterung steht Ihnen auch mit dem Stammdatenupdate für die FIBU, die eigene Buchhaltung, die interne Leistungsverrechnung und die Lohnverrechnung zur Verfügung.

Zahlreiche Berechtigungsmöglichkeiten schränken die folgenden Aktivitäten auf einen berechtigten Benutzerkreis ein: 

  • Systemeinstellungen ändern
  • Ansehen von bzw. Zugriff auf heikle Daten
  • Bearbeitung umfassender Datenmengen (Archive, Firmen, Datenkategorien)

Kunden-Navigator – greifen Sie zu!

Der umfassende und jederzeit verfügbare Kundenakt ist Realität. Alle Daten, die in irgendeinem Zusammenhang mit dem Kunden stehen, rufen Sie rasch und übersichtlich ab.

Mittels eines Klicks greifen Sie auf die gewünschten Daten zu, seien es Kundenstammdaten, Zuständigkeiten oder Dokumente.

Im Telefonbuch finden Sie sofort jede Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse Ihres Kunden. Mit der Chronik verwalten Sie Notizen, Anmerkungen, Informationen – z. B. besondere Vereinbarungen – zu einem bestimmten Kunden. Ebenso ist Ihnen der Zugriff auf das Kundenkonto und offene Posten möglich. Sämtliche Kontakte mit einem Kunden finden Sie gesammelt und strukturiert im Kontaktjournal. Der Kundenkalender gibt Ihnen Auskunft über Kundentermine und Aufgaben.

Mit BMD CRM findet die klassische Büroverwaltung statt. Komfortable Übersichten sind über die Symbolleiste oder die Schnellstartleiste per Knopfdruck verfügbar. Im Mitarbeiterkalender sind die wesentlichsten Arbeitshilfen (Aufgaben, Termine) des Mitarbeiters zusammengefasst. 

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Im BMD CRM stehen Ihnen folgende Bereiche zur Verfügung:

Termine

Die Terminverwaltung ermöglicht die Anlage und Kontrolle von Terminen nach Mitarbeitern, Mitarbeitergruppen, Kunden/Lieferanten, Institutionen, etc. Termine können auf mehrere Mitarbeiter verteilt und z. B. an andere Kollegen delegiert werden.

Aufgaben

Die Aufgabenverwaltung beinhaltet alle erfassten Aufgaben. Aufgaben werden zur Arbeitsverteilung an zuständige Mitarbeiter verwendet. Der Vorteil bei der Verwendung von Aufgaben im Gegensatz zu E-Mails liegt darin, dass die Aufgaben nachvollziehbar sind und durch die Zuordnung zu Kunde und Mitarbeiter auch sehr einfach eine Übersicht über die angefallenen Aufgaben möglich ist.

Aufgaben können nicht nur in der Aufgabenverwaltung, sondern u. a. auch in der Postverwaltung, im Besprechungsprotokoll, im Telefonprotokoll, in der Dokumentenverwaltung oder über einen Workflow erzeugt werden.

Telefon

Das Telefonprotokoll dient zur Registrierung und Zeitaufzeichnung aller ein- und ausgehenden Telefonate, die Sie mit Kunden, Institutionen und sonstigen Personen bzw. deren Kontaktpersonen führen.

Kontaktjournal

Das Kontaktjournal beinhaltet je nach Einstellungen sämtliche Informationen (sogenannte Kontakte), die zu einem Kunden, Lieferanten, zur Institution etc. gespeichert wurden, wie beispielsweise Termine, Aufgaben, Fristen, Telefonate, Dokumente, Poststücke, Besprechungsprotokolle und/oder Events.

Ressourcen

Die Ressourcenverwaltung bietet eine Art "Verleihsystem". Die verschiedenen "Werkzeuge" (Ressourcen), die den Mitarbeitern für die Ausübung ihrer Tätigkeit allgemein zur Verfügung stehen, können in der Ressourcenverwaltung erfasst werden und stehen auch in anderen Programmteilen, zum Beispiel im Terminkalender, zur Verfügung.

Besprechungsprotokoll

Das Besprechungsprotokoll bietet Ihnen die Möglichkeit, Besprechungen zu planen, durchzuführen und zu protokollieren. Sie haben die Möglichkeit, den Besprechungen Aufgaben, Termine, Ressourcen, Teilnehmer und/oder Dokumente zuzuordnen. Termine und Aufgaben, die im Zuge der Besprechung entstehen, können gleich im Protokoll direkt an die betreffende(n) Person(en) verteilt bzw. delegiert werden. Die Protokolle können solange vor Einsicht  bzw. Bearbeitung geschützt werden, bis sie freigegeben sind.

Kampagnenmanagement

Das Kampagnenmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, Kampagnen zu planen, mit mehreren Teilnehmern zu starten und deren Fortschritt und Status anhand von Diagrammen zu beobachten. Eine Kampagne durchläuft je Teilnehmer eine oder mehrere Aktionen (Aufgaben) für einen oder mehrere Mitarbeiter, wobei man auch Verbindung zu anderen Programmen (Standardbrief, Telefonprotokoll, usw.) herstellen kann.

Eine Kampagne wird als Projekt angelegt und bekommt einen Workflow zugewiesen. Dieser Workflow wiederum besteht aus einer oder mehreren Aufgabenaktionen, welche mehrere Ausprägungen haben können.

Umfrage

Die Umfrageverwaltung bietet Ihnen einen Überblick über alle angelegten, erstellten und ausgewerteten Umfragen mit deren Teilnehmern und Antworten. Die Umfragen können telefonisch mit Hilfe der Anbindung an den Standardbrief, schriftlich oder online durchgeführt werden.

Eventmanager

Der Eventmanager ist ein umfangreiches Tool, um Veranstaltungen, Events, Seminare inklusive Teilnehmer, Vortragende und Ressourcen zu verwalten. Dabei können vielfältige Verknüpfungen ins CRM, beispielsweise in die Terminverwaltung und in das Kontaktjournal geschaffen werden. Durch die Multiselektmöglichkeit von Events und Teilnehmern, die der Eventmanager bietet, ergeben sich erheblich viele und vereinfachte Bearbeitungs-, Druck- und Filterungsmöglichkeiten. Durch die Eventvorlagen ergibt sich eine "intelligente" Eventerstellung von wiederkehrenden Events.

Online-Umfrage

Die Online-Umfrage ist ein Tool, welches Ihnen die Möglichkeit bietet, Ihre zuvor individuell gestaltete Umfrage bequem per E-Mail Link an Ihre Zielgruppe zu versenden. Der Kunde braucht nur den Link aufzurufen, kann die Umfrage sofort durchführen und die Ergebnisse sind sofort in NTCS verfügbar.

Aufwändiges Verschicken der Umfragebögen per E-Mail oder Post, Portoentgelte sowie das Warten auf Retournierung vom Kunden entfallen hierbei, da die Antworten sofort bei Ihnen im System sichtbar sind.

CRM-Auswertungen

Im laufenden Betrieb des CRM wird von Ihren Mitarbeitern eine Vielzahl an Informationen aufgezeichnet. Sofern diese Informationen mit Kunden, Lieferanten, Möglichen Lieferanten oder Interessenten aus der Personenstammverwaltung in Zusammenhang stehen, bietet das NTCS die Möglichkeit, sie in den CRM-Auswertungen (Kontaktkontrolle, Kontaktstatistik, Kontaktstatistik Vergleich) nach verschiedensten Kriterien aufzulisten und anzuzeigen.

In der Kontaktstatistik werden diese Kontakte für einen definierbaren Zeitraum statistisch dargestellt. Alle im Kontaktjournal protokollierten Tätigkeiten werden in der Kontaktstatistik angezeigt.

Der Kontaktstatistik Vergleich bietet Ihnen die Möglichkeit, zwei Zeiträume bezüglich Intensität und Art der Kontaktaufnahme mit dem Kunden/Interessenten/Lieferanten/möglichen Lieferanten aufzuzeigen. Die Kontaktstatistiken zweier unabhängig voneinander definierten Zeiträume können hier verglichen werden.

Für die Kontaktkontrolle steht die Person selbst im Vordergrund. In den Spalten werden die Kontakte je Kontaktart summiert angezeigt. Personen ohne Kontaktdaten werden ebenso gelistet.

Über die verschiedenen Einstiegsfelder können Sie je nach Auswertung beispielsweise nach Kunde, Mitarbeiter, Kontaktart, Zeitraum, sowie nach Geschäftsführer, Abteilungsleiter und Sachbearbeiter einschränken.

Ideen

Die Ideenverwaltung ermöglicht die Registrierung und das Finden von Ideen.

Eine gelöschte Idee finden Sie als Aufgabe gekennzeichnet unter CRM → Extras →  Gelöschte Objekte wieder und sie kann von dort auch wiederhergestellt werden.

Die Ideenverwaltung können Sie direkt aus dem Telefonprotokoll (Extras →  Idee erfassen) oder aus der Aufgabenverwaltung (Funktionen →  Aufgabe in Idee umwandeln) aufrufen, sodass eine schnelle Erfassung von Ideen möglich ist.

Die Ideen können außerdem im Kontaktjournal angesehen werden, falls der Idee eine Person zugeordnet worden ist.

Wecker

In der Verwaltung der Wecker lassen sich ein oder mehrere Wecker für Erinnerungen erstellen und es wird eine Übersicht aller Erinnerungen für den angemeldeten User angezeigt.

Interne Nachrichten

Die internen Nachrichten können im CRM einerseits für die automatische Benachrichtigung bei Neueintragung bzw. Änderung von Terminen, Aufgaben und Fristen durch andere Mitarbeiter verwendet werden. Die zweite Möglichkeit ist die Benachrichtigung mittels E-Mail. Andererseits können die internen Nachrichten auch als internes Kommunikationsmittel Anwendung finden.

Gelöschte Objekte

In der Verwaltung „Gelöschte Objekte“ werden alle gelöschten Aufgaben, Termine und Ideen (als gelöschte Aufgaben) angezeigt. Die versehentlich gelöschten Datensätze können hier wiederhergestellt werden, jedoch nur vom Besitzer sowie der Person, die den Datensatz gelöscht hat.

Termine, Aufgaben und Ideen werden in jenem Zustand wiederhergestellt, in dem sie sich vor dem Löschen befunden haben.

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